Tarkastuslautakunta
Pöytäkirja 25.06.2024/Pykälä 102

TARL 30.05.2024 § 73 

Kaupunginhallitus on allekirjoittanut vuoden 2023 tilinpäätöksen ja antanut sen tilintarkastajalle tarkastettavaksi. Kuntalain 125. §:n mukaan tilintarkastaja on annettava kaupunginvaltuustolle tilintarkastuskertomus, jossa annetaan selostus tarkastuksen tuloksesta. Kertomuksessa todetaan, voidaanko tilinpäätös hyväksyä ja tilivelvollisille myöntää vastuuvapaus.

Ehdotus Tarkastuslautakunta saattaa tilintarkastuskertomuksen tiedoksi kaupunginvaltuustolle sekä ottaa kantaa siihen, voidaanko

- vuoden 2023 tilinpäätös hyväksyä
- vastuuvapaus myöntää kaupungin hallintoa hoitaneille toimielinten jäsenille ja tehtäväalueiden johtaville viranhaltijoille tilikaudelta 1.1.-31.12.2023.

Pykälä tarkastetaan välittömästi.

Päätös Asia "Vuoden 2023 tilinpäätöksen hyväksyminen ja vastuuvapauden myöntäminen" käsiteltiin poikkeuksellisesti ennen asiaa "Arviointikertomus 2023".

Tarkastuslautakunta esittää kaupunginvaltuustolle, että vuoden 2023 tilinpäätös hyväksytään.

Tarkastuslautakunta esittää kaupunginvaltuustolle kaupungin hankintoja koskevan erityistilintarkastuksen tekemistä. Mikäli kaupunginvaltuusto hyväksyy erityistilintarkastuksen tekemisen, tulee tarkastuslautakunta pyytämään lisämäärärahaa sen teettämiseen.

Tarkastuslautakunta esittää kaupunginvaltuustolle, että vastuuvapaus voidaan myöntää vasta, mikäli erityistilintarkastuksessa ei ilmene sellaisia seikkoja, jotka estävät vastuuvapauden myöntämisen.

KV 12.06.2024 § 72 

Liite nro 2.

Ehdotus Kaupunginvaltuusto päättää

- että vuoden 2023 tilinpäätös hyväksytään.

- kaupungin hankintoja koskevan erityistilintarkastuksen tekemistä. Mikäli kaupunginvaltuusto hyväksyy erityistilintarkastuksen tekemisen, tulee tarkastuslautakunta pyytämään lisämäärärahaa sen teettämiseen.

- että vastuuvapaus voidaan myöntää vasta, mikäli erityistilintarkastuksessa ei ilmene sellaisia seikkoja, jotka estävät vastuuvapauden myöntämisen.

Käsittely Kaupunginvaltuuston puheenjohtaja totesi, että tarkastuslautakunta on esittänyt valtuustolle tilinpäätöksen hyväksymistä, kaupungin hankintoja koskevan erityistilintarkastuksen tekemistä sekä vastuuvapauden myöntämistä vasta, mikäli erityistilintarkastuksessa ei ilmene seikkoja, jotka estävät vastuuvapauden myöntämisen.

 Kaupunginvaltuuston puheenjohtaja totesi lisäksi, että tarkastuslautakunnan pohjaesitys, jossa vastuuvapautta ei esitetä hankintavastuussa oleville, johtaa valtuustossa siihen, että kaikki hankintavastuussa olevat valtuutetut ovat asian käsittelyssä esteellisiä. Valtuusto ei siten ole päätösvaltainen asiassa. Valtuustoryhmien puheenjohtajat ovat yhdessä sopineet, että asia palautetaan tarkastuslautakunnalle uudelleen valmisteltavaksi vastuuvapauden piirissä olevien henkilöiden täsmentämiseksi.

 Kaupunginvaltuuston puheenjohtaja tiedusteli, voiko kaupunginvaltuusto yksimielisesti hyväksyä asian palautuksen tarkastuslautakunnalle uuteen valmisteluun.

Päätös Kaupunginvaltuusto päätti yksimielisesti, että asia palautetaan tarkastuslautakunnalle uudelleen valmisteltavaksi vastuuvapauden piirissä olevien henkilöiden täsmentämiseksi.

TARL 17.06.2024 § 93 

Kaupunginvaltuusto käsitteli vuoden 2023 tilinpäätöksen hyväksymistä ja vastuuvapauden myöntämistä kokouksessaan 12.6.2024. Kaupunginvaltuuston puheenjohtaja totesi lisäksi, että tarkastuslautakunnan pohjaesitys, jossa vastuuvapautta ei esitetä hankintavastuussa oleville, johtaa valtuustossa siihen, että kaikki hankintavastuussa olevat valtuutetut ovat asian käsittelyssä esteellisiä. Valtuusto ei siten ole päätösvaltainen asiassa. Valtuustoryhmien puheenjohtajat ovat yhdessä sopineet, että asia palautetaan tarkastuslautakunnalle uudelleen valmisteltavaksi. Valtuusto päätti yksimielisesti, että asia palautetaan tarkastuslautakunnalle uudelleen valmisteltavaksi vastuuvapauden piirissä olevien henkilöiden täsmentämiseksi.

Ehdotus Päätösehdotus annetaan kokouksessa.

Päätös Tarkastuslautakunta esittää kaupunginvaltuustolle, että vuoden 2023 tilinpäätös hyväksytään.

Tarkastuslautakunta esittää kaupunginvaltuustolle kaupungin vuoden 2023 kansallisen kynnysarvon ylittäviä hankintoja ja niihin liittyviä hankintaprosesseja koskevan erityistilintarkastuksen tekemistä. Mikäli kaupunginvaltuusto hyväksyy erityistilintarkastuksen tekemisen, tulee tarkastuslautakunta pyytämään lisämäärärahaa sen teettämiseen.

Tarkastuslautakunta on päättänyt tilintarkastuskertomuksesta poiketen suositella, että vastuuvapautta ei myönnetä hankintavastuussa oleville. Loviisa sai Kilpailu- ja kuluttajavirastolta 2.5.2024 huomautuksen Dnro KKV/83/14.00.60/2024, jonka mukaan kaupunki ei ole noudattanut hankintalakia maa-aineskaupoissa vuosina 2022-2024.

Tilintarkastajan mukaan pistokokeissa on käynyt ilmi, että kaupunki on laistanut kilpailutusvelvollisuudesta myös toisessa hankinnassa, joka sittemmin keskeytettiin laittomana. Kaupunki ei ole laatinut kilpailukalenteria tai säännöstöä, joka koskisi kaikkea kilpailutusta. Kaupungilla ei ole pätevää hankintapäällikköä tai henkilöä, jonka vastuulla olisi käydä läpi hankintapyynnöt ja kilpailutustarpeet. Nämä ovat merkittäviä puutteita Loviisan kokoisessa organisaatiossa, jossa kuitenkin usealla viranhaltijalla on laajat hankintaoikeudet. Oikeuksiin liittyy aina vastuu ja velvollisuus noudattaa lakia. Kilpailutuksen puute on kaupungille riski, joka voi johtaa taloudellisiin seuraamuksiin. Se voi myös toimia pontimena lahjusepäilyksiin ja osoittautua kohtuuttoman suureksi mainehaitaksi. Kaupungin toiminnan on oltava läpinäkyvää ja lain mukaista.

Näistä johtuen tarkastuslautakunta katsoo, että vastuuvapaus voidaan myöntää alla luetelluille vasta kun erityistilintarkastuksen myötä on saatu perattua mahdolliset muut hankintakäytäntöjen puutteista johtuvat ongelmat. Mikäli erityistilintarkastuksessa ei ilmene muita puutteita, on hyvä syy päättää keskustelu siihen.
Koska vastuuvapauden myöntämättä jättäminen tarkastuslautakunnan mukaan koskee pääasiassa hankintavastuussa olevia, tulisi erityistilintarkastuksenkin koskea pääasiassa näitä. Tarkastuslautakunta rajaa vastuuvapauden myöntämättä jättämispyynnön vuodelta 2023 koskemaan seuraavia hankintavastuussa olevia virkamiehiä, joiden positiot hallintosäännön mukaan ovat seuraavat:

Kaupunginjohtaja

Kaupunginkansliakeskuksen johtaja
Tietohallintopäällikkö
Talouspäällikkö

Elinkeino- ja infrastruktuurikeskuksen johtaja
Elinvoimankehittäjä
Kaupunginarkkitehti
Kaupungingeodeetti

Maanmittausinsinööri

Infrastruktuuripäällikkö

Tilapäällikkö
Johtava rakennustarkastaja

Rakennustarkastaja

Vesiliikelaitoksen johtaja

Loviisan kaupungin hallintosäännön 95 §:n mukaan kaupunginjohtaja, liikelaitoksen johtaja sekä keskusten ja vastuualueiden johtavat viranhaltijat vastaavat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanosta ja tuloksellisuudesta toimialallaan ja tulosalueellaan, ohjeistavat alaisiaan toimintayksiköitä sekä raportoivat kaupunginhallituksen antamien ohjeiden mukaisesti. Vastuualueiden yksiköiden esimiehet vastaavat yksikön riskien tunnistamisesta, arvioinnista, riskienhallinnan toimenpiteiden toteutuksesta ja toimivuudesta sekä raportoivat kaupunginhallituksen antamien ohjeiden mukaisesti. Konsernijohto vastaa konserniyhteisöjen ohjauksesta sekä yhteisöjen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisen ja tuloksellisuuden valvonnasta.

Muille paitsi edellä mainituille tilivelvollisille tarkastuslautakunta esittää vastuuvapauden myöntämistä.

Pykälä tarkastettiin välittömästi.

TARL 25.06.2024 § 102  

492/00.03.01/2024  

Kaupunginvaltuusto käsitteli vuoden 2023 tilinpäätöksen hyväksymistä ja vastuuvapauden myöntämistä kokouksessaan 12.6.2024. Kaupunginvaltuuston puheenjohtaja totesi lisäksi, että tarkastuslautakunnan pohjaesitys, jossa vastuuvapautta ei esitetä hankintavastuussa oleville, johtaa valtuustossa siihen, että kaikki hankintavastuussa olevat valtuutetut ovat asian käsittelyssä esteellisiä. Valtuusto ei siten ole päätösvaltainen asiassa. Valtuustoryhmien puheenjohtajat ovat yhdessä sopineet, että asia palautetaan tarkastuslautakunnalle uudelleen valmisteltavaksi. Valtuusto päätti yksimielisesti, että asia palautetaan tarkastuslautakunnalle uudelleen valmisteltavaksi vastuuvapauden piirissä olevien henkilöiden täsmentämiseksi.

Ehdotus Päätösehdotus annetaan kokouksessa.

Pykälä tarkastetaan välittömästi.

Päätös Tarkastuslautakunta esittää kaupunginvaltuustolle, että vuoden 2023 tilinpäätös hyväksytään.

Tarkastuslautakunta esittää kaupunginvaltuustolle kaupungin vuoden 2023 hankintoja ja niihin liittyviä hankintaprosesseja koskevan erityistilintarkastuksen tekemistä. Mikäli kaupunginvaltuusto hyväksyy erityistilintarkastuksen tekemisen, tulee tarkastuslautakunta pyytämään lisämäärärahaa sen teettämiseen.

Tarkastuslautakunta on päättänyt tilintarkastuskertomuksesta poiketen suositella, että vastuuvapautta ei myönnetä hankintavastuussa oleville. Loviisa sai Kilpailu- ja kuluttajavirastolta 2.5.2024 huomautuksen Dnro KKV/83/14.00.60/2024, jonka mukaan kaupunki ei ole noudattanut hankintalakia maa-aineskaupoissa vuosina 2022-2024.

Tilintarkastajan mukaan pistokokeissa on käynyt ilmi, että kaupunki on laistanut kilpailutusvelvollisuudesta myös toisessa hankinnassa, joka sittemmin keskeytettiin laittomana. Kaupunki ei ole laatinut kilpailukalenteria tai säännöstöä, joka koskisi kaikkea kilpailutusta. Kaupungilla ei ole pätevää hankintapäällikköä tai henkilöä, jonka vastuulla olisi käydä läpi hankintapyynnöt ja kilpailutustarpeet. Nämä ovat merkittäviä puutteita Loviisan kokoisessa organisaatiossa, jossa kuitenkin usealla viranhaltijalla on laajat hankintaoikeudet. Oikeuksiin liittyy aina vastuu ja velvollisuus noudattaa lakia. Kilpailutuksen puute on kaupungille riski, joka voi johtaa taloudellisiin seuraamuksiin. Se voi myös toimia pontimena lahjusepäilyksiin ja osoittautua kohtuuttoman suureksi mainehaitaksi. Kaupungin toiminnan on oltava läpinäkyvää ja lain mukaista.

Näistä johtuen tarkastuslautakunta katsoo, että vastuuvapaus voidaan myöntää alla luetelluille vasta kun erityistilintarkastuksen myötä on saatu perattua mahdolliset muut hankintakäytäntöjen puutteista johtuvat ongelmat. Mikäli erityistilintarkastuksessa ei ilmene muita puutteita, on hyvä syy päättää keskustelu siihen.
Koska vastuuvapauden myöntämättä jättäminen tarkastuslautakunnan mukaan koskee pääasiassa hankintavastuussa olevia, tulisi erityistilintarkastuksenkin koskea pääasiassa näitä. Tarkastuslautakunta rajaa vastuuvapauden myöntämättä jättämispyynnön vuodelta 2023 koskemaan seuraavia hankintavastuussa olevia virkamiehiä, joiden positiot hallintosäännön mukaan ovat seuraavat:

Kaupunginjohtaja
Kaupunginkansliakeskuksen johtaja/Hallintojohtaja
Tietohallintopäällikkö
Talouspäällikkö/Talousjohtaja
Elinkeino- ja infrastruktuurikeskuksen johtaja
Kaupunkisuunnitteluosaston päällikkö
Kaupungingeodeetti tai tehtävistä vastaavat
Infrastruktuuripäällikkö
Tilapäällikkö
Vesiliikelaitoksen johtaja

Loviisan kaupungin hallintosäännön 93 §:n mukaan kaupunginjohtaja, liikelaitoksen johtaja sekä keskusten ja vastuualueiden johtavat viranhaltijat vastaavat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanosta ja tuloksellisuudesta toimialallaan ja tulosalueellaan, ohjeistavat alaisiaan toimintayksiköitä sekä raportoivat kaupunginhallituksen antamien ohjeiden mukaisesti. Vastuualueiden yksiköiden esimiehet vastaavat yksikön riskien tunnistamisesta, arvioinnista, riskienhallinnan toimenpiteiden toteutuksesta ja toimivuudesta sekä raportoivat kaupunginhallituksen antamien ohjeiden mukaisesti. Konsernijohto vastaa konserniyhteisöjen ohjauksesta sekä yhteisöjen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisen ja tuloksellisuuden valvonnasta.

Muille paitsi edellä mainituille tilivelvollisille tarkastuslautakunta esittää vastuuvapauden myöntämistä.

Pykälä tarkastettiin välittömästi.