Kaupunginhallitus
Esityslista 09.09.2024/Asianro 11

KH 09.09.2024     

721/02.08.00/2024  

Valmistelijat Talousjohtaja Fredrik Böhme

 Hallintojohtaja Elina Amnell-Holzhäuser

 Hallintosäännön 91 §:n mukaan kaupunginhallitus vastaa sisäisen valvonnan järjestämisestä ja yhteen sovittamisesta siten että kaupungin toiminnan laillisuus ja tuloksellisuus varmistetaan sekä:

 1. hyväksyy sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa koskevat ohjeet ja menettelytavat sekä sisäisen tarkastuksen suunnitelman, johon perustuen arvioidaan riskienhallinta-, valvonta-, johtamis- ja hallintoprosessien tuloksellisuutta

 2. valvoo, että sisäinen valvonta ja riskienhallinta toimeenpannaan ohjeistuksen mukaisesti ja tuloksellisesti

 3. vastaa riskienhallinnan järjestämisestä siten, että kaupungin toiminnan olennaiset riskit tunnistetaan ja kuvataan sekä riskin toteutumisen vaikutukset, toteutumisen todennäköisyys ja mahdollisuudet hallita riskiä arvioidaan

 4. antaa toimintakertomuksessa tiedot sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä sekä selvityksen konsernivalvonnasta ja merkittävimmistä riskeistä ja epävarmuustekijöistä.

 92 §:n mukaan lautakunta ja johtokunta vastaavat toimialallaan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä, toimeenpanon valvonnasta ja tuloksellisuudesta sekä raportoivat kaupunginhallitukselle sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä.

 93 §:n mukaan kaupunginjohtaja, liikelaitoksen johtaja sekä keskusten ja vastuualueiden johtavat viranhaltijat vastaavat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanosta ja tuloksellisuudesta toimialallaan ja tulosalueellaan, ohjeistavat alaisiaan toimintayksiköitä sekä raportoivat kaupunginhallituksen antamien ohjeiden mukaisesti. Vastuualueiden yksiköiden esimiehet vastaavat yksikön riskien tunnistamisesta, arvioinnista, riskienhallinnan toimenpiteiden toteutuksesta ja toimivuudesta sekä raportoivat kaupunginhallituksen antamien ohjeiden mukaisesti. Konsernijohto vastaa konserniyhteisöjen ohjauksesta sekä yhteisöjen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisen ja tuloksellisuuden valvonnasta.

 Loviisan kaupungilla on kaupunginvaltuuston hyväksymä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohje, jossa määritellään eri toimijoiden vastuut ja velvollisuudet.

 Keväällä 2024 on ilmennyt elinkeino- ja infrastruktuurikeskuksessa olevan eräitä hankintoja kilpailuttamatta.

 Kilpailu- ja kuluttajavirasto antoi Loviisan kaupungille 2.5.2024 huomautuksen hankintalain noudattamatta jättämisestä maa-aineita koskevissa hankinnoissa.

 Elinkeino- ja infrastruktuurikeskuksessa on selvitelty alkuvuoden aikana hankintojen kilpailutuksia erityisesti infrastruktuurin vastuualueen osalta.

 Vt. kaupunginjohtajalle 13.5.2024 toimitetun oheismateriaalina esitetyn aineiston perusteella keskuksessa on ilmennyt myös muita kilpailuttamatta olevia hankintoja, kuin maa-aineshankinnat. Aineiston perusteella havainnot koskevat ainakin vuosien 2022 ja sen jälkeen tehtyjä hankintoja. Lisäksi aineistossa mainitaan eräiden urakoiden sopimisesta suullisesti jo useiden vuosien ajan. Keskuksessa on selvityksen mukaan ryhdytty korjaaviin toimenpiteisiin.

 Ilmenneistä havainnoista ilmoitettiin kaupungin tilintarkastajalle vt. kaupunginjohtajan ja talousjohtajan toimesta toukokuussa ja kaupunginhallitukselle 20.5.2024.

 Koska on ilmennyt arvoltaan merkittävä määrä hankintoja, joiden on syytä epäillä olevan kilpailuttamatta, on keskuksen hankintatoimintaa tarpeen selvittää. Koska havainnot koskevat useampaa kalenterivuotta, on hankintoja ja kilpailutuksia perusteltua selvittää useamman vuoden ajalta.

 Talousjohtaja on kaupunginhallituksen ohjeistamana pyytänyt 22.5.2024 tarjoukset sisäisen tarkastuksen toimittamisesta seuraavilta tilintarkastusyhteisöiltä: PwC, Deloitte, BDO, EY ja KPMG.

 Tarjouksen antoivat seuraavat palveluntarjoajat: BDO, EY ja KPMG.

 Koska sisäisen tarkastuksen hankinnan ennakoitu arvo (alv 0 %) alittaa hankintalain soveltamisen kynnysarvon, sovelletaan palvelun hankintamenettelyssä kaupungin omaa pienhankintaohjetta. Sen mukaan ennakoidulta arvoltaan alle 29 999 euroa (alv 0 %) hankintojen osalta pyydetään tarjoukset 2-5 toimijalta.

 Tarkastuslautakunnan esitettyä 30.5.2024, § 73, kaupunginvaltuustolle erityistilintarkastuksen toimittamista kaupungin hankintoihin, ei talousyksikössä valmisteltua sisäisen tarkastuksen toimittamista jatkovalmisteltu keväällä. Koska kaupunginvaltuuston päätöksestä, 26.6.2024, § 83, toimittaa erityistilintarkastus on valitettu, ei kyseinen päätös ole lainvoimainen ja se ei ole vielä täytäntöönpantavissa. Koska hallinto-oikeuden käsittelyn arvioidaan kestävän useita kuukausia, edellyttää yleinen etu, että elinkeino- ja infrastruktuurikeskuksen hankintoja selvitetään jo ennen hallinto-oikeuden ratkaisua asiassa.

 Oheismateriaali 11.

Esittelijä Kaupunginjohtaja Tomas Björkroth

Ehdotus Kaupunginhallitus päättää käynnistää elinkeino- ja infrastruktuurikeskuksen hankintatoimintaa koskevan sisäisen tarkastuksen. Tarkastuksen tavoitteena on selvittää julkisia hankintoja, palveluostoja ja kilpailutuksia vuosien 2022-9/2024 osalta.

Tarjousten perusteella valitaan tarkastuksen suorittajaksi BDO:n tarjous tuntihintaan 156 euroa (alv 0).             

Kaupunginhallitus valtuuttaa kaupunginjohtajan tarvittaessa laajentamaan sisäisen tarkastuksen toimittamisen koskemaan useampia kalenterivuosia ja vastuualueita.

Tämä päätös pannaan täytäntöön mahdollisesta muutoksenhausta huolimatta heti.

Pykälä tarkastetaan välittömästi.

Päätös