Kaupunginhallitus
Esityslista 12.05.2025/Asianro 20

KV 16.11.2022 § 97 

Puheenjohtaja ilmoitti, että allekirjoittaneet valtuutetut (ensimmäinen allekirjoittaja Daniel Thomasson) olivat ennen kokousta ilmoittaneet haluavansa jättää seuraavan aloitteen:

Arkiston käyttöönotto Loviisan kotisivuille

Tänä päivänä päätökset ja muu avoin tieto häviää Loviisan verkkosivuilta valitusajan jälkeen, mikä aiheuttaa sen, että asukkaat, jotka ovat kiinnostuneita tiedoista, eivät löydä haettua tietoa ja joutuvat erikseen pyytämään tiedot päätöksistä. Jos vanhat päätökset ja muu olennainen tieto jätettäisiin sivuille erilliseen arkistoon, niin se lisäisi avoimuutta ja helpottaisi kaupunginkanslian työtaakkaa.

Liite nro 4.

Päätös Kun aloite oli jätetty, lähetettiin se kaupunginhallitukselle valmisteltavaksi hallintosäännön 135. §:n mukaisesti.

KH 12.05.2025     

1509/00.01.03/2022  

Valmistelija Hallintojohtaja Elina Amnell-Holzhäuser

Kaupunginvaltuuston kokouksessa 16.11.2022 jätettiin seuraava valtuustoaloite:

”Tänä päivänä päätökset ja muu avoin tieto häviää Loviisan verkkosivuilta valitusajan jälkeen, mikä aiheuttaa sen, että asukkaat, jotka ovat kiinnostuneita tiedoista, eivät löydä haettua tietoa ja joutuvat erikseen pyytämään tiedot päätöksistä. Jos vanhat päätökset ja muu olennainen tieto jätettäisiin sivuille erilliseen arkistoon, niin se lisäisi avoimuutta ja helpottaisi kaupunginkanslian työtaakkaa.”

Valmistelija vastaa valtuustoaloitteen osalta seuraavaa:

Kuntalain 29. §:n 1. momentin mukaan kunnan toiminnasta on tiedotettava asukkaille, palvelujen käyttäjille, järjestöille ja muille yhteisöille. Kunnan tulee antaa riittävästi tietoja kunnan järjestämistä palveluista, taloudesta, kunnassa valmistelussa olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä päätöksistä ja päätösten vaikutuksista. Kunnan on tiedotettava, millä tavoin päätösten valmisteluun voi osallistua ja vaikuttaa. 2. momentin mukaan kunnan on huolehdittava, että toimielinten käsittelyyn tulevien asioiden valmistelusta annetaan esityslistan valmistuttua yleisen tiedonsaannin kannalta tarpeellisia tietoja yleisessä tietoverkossa. Kunnan on verkkoviestinnässään huolehdittava, että salassa pidettäviä tietoja ei viedä yleiseen tietoverkkoon ja että yksityisyyden suoja henkilötietojen käsittelyssä toteutuu. 3. momentin mukaan viestinnässä on käytettävä selkeää ja ymmärrettävää kieltä ja otettava huomioon kunnan eri asukasryhmien tarpeet.

140. §:ssä säädetään muun ohella, että valtuuston, kunnanhallituksen ja lautakunnan pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Jos asia on kokonaan salassa pidettävä, pöytäkirjassa julkaistaan ainoastaan maininta salassa pidettävän asian käsittelystä. Pöytäkirjassa julkaistaan ainoastaan tiedonsaannin kannalta välttämättömät henkilötiedot. Pöytäkirjan sisältämät henkilötiedot on poistettava tietoverkosta oikaisuvaatimus- tai valitusajan päättyessä (1. mom.). Kunnan muun kuin 1. momentissa tarkoitetun viranomaisen pöytäkirja pidetään vastaavasti yleisesti nähtävänä, jos asianomainen viranomainen katsoo sen tarpeelliseksi (2. mom.). Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa (3. mom.).

Loviisan hallintosäännön 123. §:n mukaan kaupunginvaltuuston pöytäkirja siihen liitettyine valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä kaupungin verkkosivuston sähköisellä ilmoitustaululla siten kuin kuntalain 140. §:ssä säädetään. 160. §:n 1. ja 2. momentin mukaan kaupunginhallituksen ja lautakunnan pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä kaupungin verkkosivuston sähköisellä ilmoitustaululla siten kuin kuntalain 140. §:ssä tarkemmin säädetään. Muun viranomaisen pöytäkirja pidetään vastaavalla tavalla yleisesti nähtävänä, jos asianomainen viranomainen katsoo sen tarpeelliseksi.

Loviisan kaupungin eri toimielinten päätökset julkaistaan hallintosäännön edellyttämällä tavalla kaupungin verkkosivulla sähköisellä ilmoitustaululla, jossa päätökset ovat nähtävänä oikaisuvaatimus- tai valitusajan. Myös muiden viranomaisten kuin toimielinten päätökset julkaistaan lähtökohtaisesti sähköisellä ilmoitustaululla. Tällaisia päätöksiä ovat esimerkiksi erilaiset henkilöstöpäätökset ja hankintapäätökset. Myös viranhaltijapäätökset ovat ilmoitustaululla oikaisu- tai muutoksenhakuajan.

Toimielinpäätökset julkaistaan lisäksi kaupungin verkkosivuilla esityslistat ja pöytäkirjat -sivustolla, jolla on eri toimielinten päätöspöytäkirjat vuodesta 2018 alkaen. Sivustolla voi tutustua eri toimielinten niiden eri kokouspäivinä tekemiin päätöksiin, jonka lisäksi sivuston hakutoimintoa käyttäen voi etsiä eri hakusanoilla toimielinpäätöksiä. Kuntalaki tai muukaan laki ei edellytä viranomaisen päätösten säilyttämistä näin pitkää aikaa verkkosivustolla, mutta hallinnon avoimuuden johdosta ja kuntalaisten tiedonsaannin edistämiseksi, on nykyistä käytäntöä Loviisassa pidetty tarpeellisena ja perusteltuna.

Viranhaltijapäätöksiä ei julkaista pidempään sähköisellä ilmoitustaululla tai muualla kaupungin verkkosivustolla kuin mitä oikaisuvaatimus- tai valitusaika edellyttää. Viranhaltijapäätöksiä voi jokainen kuitenkin tiedustella erikseen kaupungilta. Asiakirja- tai tietopyynnöllä on mahdollista tiedustella tiettyä yksilöityä asiakirjaa tai tiedustella yleisemmällä tasolla, onko esimerkiksi tietystä teemasta tehty viranhaltijapäätöksiä.

Loviisan kaupungin käytäntö eri viranomaisten päätösten julkaisemisesta kaupungin verkkosivuilla vastaa sekä kuntalain sääntelyä että kaupungin oman hallintosäännön määräyksiä. Käytännöt päätösten julkaisemisessa eivät myöskään poikkea juuri muiden kuntien vastaavista käytännöistä.

Parhaiten ajan tasalla kaupungin toiminnasta ja päätöksenteosta pysyy seuraamalla säännöllisesti kaupungin verkkosivuilla ja sosiaalisessa mediassa tapahtuvaa tiedotusta sekä seuraamalla sähköistä ilmoitustaulua, josta tehdyt toimielin- ja viranhaltijapäätökset ilmenevät heti kyseisten pöytäkirjojen valmistuttua.

Liite

Arkiston käyttöönotto Loviisan kotisivuille, valtuustoaloite

Esittelijä Kaupunginjohtaja Tomas Björkroth

Ehdotus Kaupunginhallitus ehdottaa kaupunginvaltuustolle, että se hyväksyy aloitteeseen annetun vastauksen ja sen, ettei aloite johda toimenpiteisiin, ja toteaa aloitteen loppuun käsitellyksi.

Pykälä tarkastetaan välittömästi.

Päätös