Stadsstyrelsen
Protokoll 06.11.2023/Paragraf 293

STST 16.10.2023 § 280 

Beredning Förvaltningsdirektör Elina Amnell-Holzhäuser

Stadsstyrelsen beslutade 19.12.2016 § 344 grunda ett kommunikations- och marknadsföringsteam med tre personer i huvudsyssla som fokuserar på kommunikation och marknadsföring. I detta samband drog man in kommunikationschefens uppgift, marknadsföringsplanerarens uppgift ändrades från och med 1.1.2017 till kommunikations- och marknadsföringssakkunnig, en ny kommunikations- och marknadsföringsassistentuppgift grundades och en tidsbunden kommunikationsassistentuppgift för tiden 2017-2018.

Stadsstyrelsen beslutade 18.6.2018 § 175 göra kommunikationsassistentuppgiften ordinarie från och med 1.1.2019.

Stadsstyrelsen beslutade 11.1.2021 § 14 om tidsbundna arrangemang inom kommunikationsteamet då kommunikationsassistenten övergick för en viss tid till bostadsmässorganisationen. I detta samband ändrades kommunikations- och marknadsföringsassistentens uppgiftsbeteckning tidsbundet till kommunikationsplanerare ända till 31.10.2023.

Stadskanslicentralens kommunikationsteam innefattar sålunda följande uppgifter i arbetsförhållande: kommunikations- och marknadsföringssakkunnig, kommunikationsassistent och kommunikationsplanerare.

Till den kommunikations- och marknadsföringssakkunnigas huvudsakliga uppgifter hör helhetsansvaret för helheten av stadens kommunikation och marknadsföring, utvecklingen, teamets arbete, verksamhetens budgetansvar, specialansvarsområden i teamet: allmän stadsmarknadsföring, boendemarknadsföring, sponsorering, invånarkommunikation och kriskommunikation. Den kommunikations- och marknadsföringssakkunnigas uppgift är ordinarie och besatt.

Till kommunikationsassistentens huvudsakliga uppgifter hör stadens kommunikations- och marknadsföringsuppgifter tillsammans med teamet, produktion och uppdatering av innehåll till sociala medier, uppdatering av webbsidor, deltagande i daglig kommunikation, innehållsproduktion och deltagande i informationsmöten, mässor och arrangeringen av andra evenemang. Kommunikationsassistentens ordinarie uppgift är tidsbundet besatt till 31.10.2023 tills den egentliga innehavaren av uppgiften i fråga skött en annan uppgift inom bostadsmässorganisationen. Den egentliga innehavaren av uppgiften har sagt upp sig och uppgiften blir ledig från och med 1.11.2023.

Till kommunikationsplanerarens huvudsakliga uppgifter hör daglig kommunikation, produktion av innehåll för olika kanaler, involvering och kommunikationsteamets gemensamma uppgifter. Uppgiften har varit ordinarie, men den har varit tidsbundet besatt till 31.10.2023 på grund av uppgiftsarrangemang inom kommunikationsteamet (bland annat bostadsmässan). Kommunikationsplanerarens uppgift var på intern sökning 28.9-8.10. Syftet är att besätta uppgiften tidsbundet 1.11.2023-31.10.2024. Beslutet om valet av kommunikationsplanerare fattas av förvaltningsdirektören, som motivering för behörigheten punkt 2 i 51 § och 19 § i förvaltningsstadgan. Motiveringen till tidsbundenheten är skötandet av dagliga kommunikationsuppgifter, tills uppgiften som lediganslås 1.11.2023 är besatt och orsaken som tidsbundet anknyter till kommunikationsteamets verksamhet (projekt om beredning av brandförnyande och beredning av webbplatsens förnyande tillsammans med teamet). Uppgiften besätts inte permanent i och med att personalresursens behov inte för närvarande bedöms vara bestående.

Utöver stadskanslicentralens kommunikationsuppgifter, placerar sig det i centralen för näringsliv och infrastruktur en egen kommunikationssekreterares arbetsavtalsanställda uppgift. Till kommunikationssekreterarens uppgifter hör uppgifter relaterade till ovan nämnda centrals kommunikationsrelaterade uppgifter.

I synnerhet utifrån erfarenheter man fått av kommunikationsuppgifter relaterade till bostadsmässan och utifrån begäran och önskemål om service från centralerna har man inom kommunikationsteamet ombedömt uppgiftsbeskrivningarna och man har konstaterat att det vore ändamålsenligt att genomföra vissa ändringar både bland arbetsuppgifter som hör till teamets uppgifter samt i uppgifternas uppgiftsbeteckningar. Med ändringarna eftersträvas utvecklingen av kommunikationen och marknadsföringen till en allt mer fungerande helhet. Dessutom främjar ändringen arbetsgivarens konkurrenskraft i att få kompetent arbetskraft och kvarhållningskraft för de besatta uppgifternas del under ett konkurrensläge på arbetsmarknaden.

§ 29 i kommunallagen förutsätter att kommunen ska informera kommuninvånarna, de som utnyttjar kommunens tjänster, organisationer och andra sammanslutningar om kommunens verksamhet. Kommunen ska ge tillräcklig information om de tjänster som kommunen ordnar, kommunens ekonomi, ärenden som bereds i kommunen, planer som gäller ärendena och behandlingen av ärendena, beslut som fattats och beslutens effekter. Kommunen ska informera om hur man kan delta i och påverka beredningen av besluten. I fråga om beredningen av ärenden som behandlas av organen ska kommunen se till att de uppgifter som behövs med tanke på den allmänna tillgången till information läggs ut på det allmänna datanätet när föredragningslistan är färdig.

Marknadsföring är inte i sin förenklade form lagstadgad för kommunerna, men i synnerhet är marknadsföring ett väsentligt sätt att föra fram kommunen och öka dess välkändhet. När kommunernas roll ändrade i och med välfärdsområdesreformen, kan man se behovet av marknadsföringskommunikation bli betonad i synnerhet inom främjandet av kommunernas livskraft.

Verksamheten för stadens kommunikationsteam omfattar lagstadgad kommunikation, annan kommunikation, kriskommunikation och stadens marknadsföring genom kommunikationens metoder. Dessutom koordinerar och genomför kommunikationsteamet anordnande av olika evenemang, stadens mässdeltaganden och är verksam i olika intressenätverk för att främja stadens synlighet. Utöver fyllandet av åläggandena om kommunikation i kommunallagen, delaktiggörandet av kommuninvånarna och genomförandet av förvaltningens transparens har en effektiv kommunikation och marknadsföring en central roll i att föra fram stadens styrkor i avspeglandet av attraktions- och kvarhållningskrafterna. Kommunikationen och stadens marknadsföring förutsätter en kontinuerlig synbarhet och framträdande kommunikation över flera kanaler samt bedömning och uppföljning av hur resultatrik kommunikationen är.

I den föreslagna ändringen

-        skulle den kommunikations- och marknadsföringsakkunnigas huvudsakliga uppgifter från och med 1.11.2023 omfatta lagstadgad kommunikation, kommuninvånarkommunikation, kriskommunikation, utveckling av kommunikationen, uppgifter relaterade till deltagande, budgetansvar för kommunikations- och marknadsföringsverksamheten, beredning av sponsoreringsärenden, arrangering av evenemang och vid behov att representera under evenemang. Uppgiftsbeteckningen skulle kvarhållas som tidigare. Den uppgiftsbaserade lönen kvarhålls som tidigare i och med att svårighetsgraden för uppgifterna som hör till uppgiften kvarhålls vid nuvarande nivå. Den uppgiftsbaserade lönen bestäms enligt löneklass 01ASI040 i AKTA och uppgår till 2635,29 euro i månaden.

-        Det föreslås att kommunikationsassistentens uppgift dras in från och med 1.11.2023 och i dess ställe inrättas en marknadsföringssakkunnigs arbetsavtalsrelaterade uppgift, till vars huvudsakliga uppgifter hör allmän stadsmarknadsföring och dess utveckling, boendemarknadsföring, produktion av innehåll över flera kanaler, uppdatering av webbplatsen, koordinering av användningen av evenemangkalendern, anordnande av evenemang och händelser och representation vid dem vid behov. Marknadsföringssakkunnigas uppgiftsbaserade lön bestäms enligt löneklass 01ASI040 i AKTA och skulle uppgå till 3005,87 euro i månaden.

Både den kommunikations- och marknadsföringssakkunniga och den marknadsföringssakkunniga skulle flexibelt även sköta uppgifter inom daglig kommunikation och de skulle vikariera varan. Förvaltningsdirektören är chef för kommunikationsteamet.

Stadsstyrelsen ändrade 2021 för en viss tid kommunikations- och marknadsföringsassistentens uppgiftsbeteckning till kommunikationsplanerare. Vad gäller uppgiftsbeteckningen föreslås det att den kvarhålls som kommunikationsplanerare till utgången av arbetsförhållandets utsatta tid (31.10.2024). Uppgiftsbeteckningen är befogad beaktande uppgifterna och nivån för hur krävande de är.

Den marknadsföringssakkunnigas arbetsavtalsrelaterade uppgift besätts med externt ansökningsförfarande.

Ekonomikonsekvenser:

Den kommunikations- och marknadsföringssakkunnigas uppgiftsbaserade lön och kommunikationsplanerarens uppgiftsbaserade lön kvarhålls som tidigare under ändringen. Den marknadsföringssakkunnigas uppgift är ny och dess uppgiftsbaserade lön är högre än kommunikationsassistentens (uppgift som dras in) uppgiftsbaserade lön på grund av att uppgifternas nivå av krävandegrad ökar. Ökningen i den uppgiftsbaserade lönen med bikostnader är cirka 589,25 euro i månaden och cirka 7 365,63 euro. Man bör beakta att utöver den uppgiftsbaserade lönen betalas dessutom övriga tillägg enligt AKTA, så som arbetserfarenhetstillägg då förutsättningarna fylls (3 % eller 8 % av den uppgiftsbaserade lönen).

För 2023 års del kan ökningen i lönekostnaderna täckas med anslaget som avsatts för stadskanslicentralens lönekostnader.

Förhållande till stadsstrategin:

Ändringen stöder målet av livskraftig stad och svarar på punkterna 1 och 2 i strategins bilaga c.

Föredragning Stadsdirektör Jan D. Oker-Blom 

Förslag Stadsstyrelsen beslutar:

- dra in kommunikationsassistentens uppgift 1.11.2023

- inrätta 1.11.2023 en arbetsavtalsbaserad marknadsföringssakkunniguppgift, till vars huvudsakliga uppgifter hör allmän stadsmarknadsföring och dess utveckling, boendemarknadsföring, produktion av innehåll över flera kanaler, uppdatering av webbplatsen, koordinering av användningen av evenemangkalendern, anordnande av evenemang och händelser och representation vid dem vid behov, deltagande i uppgifter relaterade till daglig kommunikation och att vikariera den kommunikations- och marknadsföringssakkunniga. Den marknadsföringssakkunnigas uppgiftsbaserade lön bestäms enligt löneklass 01ASI040 i AKTA och skulle uppgå till 3005,87 euro i månaden

- ändra kommunikations- och marknadsföringsplanerarens uppgiftsbeteckning 1.11.2023 till kommunikationsplanerare

- anteckna till kännedom den kommunikations- och marknadsföringssakkunnigas huvudsakliga arbetsuppgifter från och med 1.11.2023.

Behandling Föredraganden rättade till förslaget så att punkten "ändra kommunikations- och marknadsföringsplanerarens uppgiftsbeteckning 1.11.2023 till kommunikationsplanerare" ändras till "ändra kommunikations- och marknadsföringsassistentens uppgiftsbeteckning 1.11.2023 till kommunikationsplanerare".

 Ledamot Tom Liljestrand föreslog att ärendet återremitteras för beredning.

 Ledamöterna Satu Hämäläinen och Kari Hagfors understödde Tom Liljestrands förslag.

 En omröstning förrättades.

 Ärendet återremitteras för beredning: JA

 Behandlingen av ärendet fortsätter: NEJ

 Omröstningsresultat: JA 7 röster (Isotalo, Liljestrand, Stenman, Alm, Sjöholm, Hämäläinen, Hagfors), NEJ 2 röster (Hakasaari, Malmberg).

 På basis av omröstningsresultatet beslutade stadsstyrelsen återremittera ärendet för beredning.

 Stadsfullmäktiges ordförande Otto Andersson anslöt sig till sammanträdet klockan 17.11.

Beslut Stadsstyrelsen beslutade återremittera ärendet för beredning.

STST 06.11.2023 § 293  

915/01.01.00/2023  

Beredning Förvaltningsdirektör Elina Amnell-Holzhäuser

 Stadsstyrelsen beslutade 16.10.2023, § 280, återremittera ärendet om arrangemangen för uppgifterna inom kommunikationsteamet för beredning. På basis av den diskussion som fördes under stadsstyrelsens sammanträde och med beaktande av centralernas behov av kommunikations- och marknadsföringstjänster har arrangemangen för uppgifterna inom kommunikationsteamet bedömts på nytt.

 Efter att stadsstyrelsen behandlade ärendet 16.10.2023, § 280, har de två visstidsanställningarna inom kommunikationsteamet, uppgiften som kommunikationsassistent och uppgiften som kommunikationsplanerare, upphört vid utgången av anställningstiden 31.10.2023. En visstidsuppgift som kommunikationsplanerare för 1.11.2023-31.10.2024 var ledigförklarad internt 28.9-8.10.2023. Uppgiftsbeteckningen i fråga har varit tidsbunden fram till 31.10.2023 (stadsstyrelsen 11.1.2021, § 14), och uppgiften gick före det under beteckningen kommunikations- och marknadsföringsassistent (ordinarie uppgift). I och med att stadsstyrelsen återremitterade ärendet om arrangemangen inom kommunikationsteamet, inklusive ändringen av uppgiftsbeteckningen för kommunikations- och markandsföringsassistenten till kommunikationsplanerare från och med 1.11.2023 fram till utgången av den föreslagna visstidsanställningen, kunde man inte besätta den internt ledigförklarade uppgiften som kommunikationsplanerare.

 Förvaltningsdirektören beslutade 24.10.2023, § 4, besätta en uppgift inom kommunikationsteamet, vilken från och med 1.11.2023 går under benämningen kommunikations- och marknadsföringsassistent, för viss tid 1.11-31.12.2023, tills ärendet om arrangemangen inom kommunikations-teamet har avgjorts av stadsstyrelsen och uppgiften enligt stadsstyrelsens beslut har besatts.

 Inom stadskanslicentralens kommunikationsteam finns således för närvarande en uppgift som kommunikations- och marknadsföringssakkunnig och en uppgift som kommunikations- och marknadsföringsassistent. Till den kommunikations- och marknadsföringssakkunnigas huvudsakliga uppgifter hör helhetsansvaret för stadens kommunikation och marknadsföring som helhet, helhetsansvaret för utveckling och teamets arbete, verksamhetens budgetansvar, specialansvarsområden i teamet: allmän stadsmarknadsföring, boendemarknadsföring, sponsorering, invånarkommunikation och kriskommunikation. Till kommunikations- och marknadsföringsassistentens huvudsakliga uppgifter i teamet hör utveckling av kommunikationen och marknadsföringen på webben och i sociala medier och producering av innehåll till dessa. Utöver detta sköter kommunikations- och marknadsförings¬assistenten för närvarande uppgifter som tillhört kommunikationsplaneraren. Kommunikationsteamet har skött stadens kommunikations- och marknads¬föringsuppgifter på ett flexibelt sätt tillsammans, och teammedlemmarna har också vikarierat för varandra.

 Efter en ny bedömning av arrangemangen för uppgifterna inom kommunikationsteamet föreslås det att man 2024 utöver den existerande och besatta uppgiften som kommunikations- och marknadsföringssakkunnig inrättar en uppgift som kommunikationsplanerare för teamet. Genom arrangemanget föreslås det att uppgiften som kommunikationsassistent (obesatt uppgift) och uppgiften som kommunikations- och marknads-föringsassistent (besatt fram till 31.12.2023) dras in 1.1.2024.

 Enligt planen kommer kommunikationsplanerarens huvudsakliga uppgifter att bestå av daglig kommunikation, produktion av innehåll för olika kanaler, delaktiggörande och kommunikationsteamets gemensamma uppgifter. Det är tänkt att kommunikationsplaneraren utöver de övriga uppgifterna ska ha ett särskilt ansvarsområde som omfattar ett bredare spektrum av kommunikationsrelaterade uppgifter för centralen för bildning och välfärd. Kommunikationsplaneraren kan till exempel delta i ledningsgruppens arbete i centralen på särskild inbjudan eller på andra behövliga sätt medverka i centralens verksamhet i frågor som anknyter till centralens kommunikationsbehov. Den kommunikations- och marknadsförings-sakkunnigas särskilda ansvarsområde kommer att bestå av uppgifter som hänför sig till stadskanslicentralens kommunikation. Kommunikationsteamet kommer dock även framöver att sköta kommunikations- och marknads-föringsuppgifter på ett flexibelt sätt tillsammans, och den kommunikations- och marknadsföringssakkunniga och kommunikationsplaneraren kommer att vikariera för varandra. Centralen för näringsliv och infrastrukturs kommunikationsuppgifter sköts huvudsakligen av centralens egen kommunikationssekreterare.

 Eftersom svårighetsgraden för den nya uppgift som kommunikationsplanerare som föreslås att ska inrättas för kommunikationsteamet är högre än för den nuvarande uppgiften som kommunikations- och marknadsföringsassistent, är det motiverat att dra in uppgiften som kommunikations- och marknadsföringsassistent och 1.1.2024 inrätta en ordinarie uppgift som kommunikationsplanerare för teamet. Den uppgiftsrelaterade lönen för kommunikationsplaneraren bestäms enligt lönesättningsklass 01ASI060 i AKTA och uppgår till 2 844,20 euro i månaden.

Föredragning Stadsdirektör Jan D. Oker-Blom 

Förslag Stadsstyrelsen beslutar
-  att dra in uppgiften som kommunikations- och marknadsföringsassistent så att den upphör vid utgången av 2023

-  att 1.1.2024 inrätta en uppgift som kommunikationsplanerare i arbetsavtalsförhållande, till vars huvudsakliga uppgifter hör de uppgifter som nämns ovan i föredragningstexten. Den uppgiftsrelaterade lönen för kommunikationsplaneraren bestäms enligt lönesättningsklass 01ASI060 i AKTA och uppgår till 2 844,20 euro i månaden.

Behandling Ledamot Tom Liljestand föreslog att följande läggs till förslaget:

 Arbetsfördelningen mellan stadskanslicentralens kommunikationsteam och centralen för näringsliv och infrastruktur preciseras, bland annat i boendemarknadsföringen.

 Stadsstyrelsen understödde Tom Liljestrands förslag enhälligt.

Beslut Beslut enligt föredragarens förslag med beaktande av ovan nämnda tillägg.

Det hölls paus klockan 18.47-18.54.