Stadsstyrelsen
Protokoll 04.03.2024/Paragraf 70

STST 04.03.2024 § 70  

178/02.08.00/2024  

Beredning Dataförvaltningschef Jani Jussila

Lovisa stad deltar i ramavtalet om distributions- och förvaltningstjänster för Microsoft-användarrättigheter 2020-2023 (2024) II, avtalsnummer T/5029/11122020/JSA. För fortsättningen av användarrättigheter för M365-produkter ska nya licenser anskaffas av Crayon Oy enligt ramavtalet för de kommande tre åren.

Förvaltningsanställda i stadens olika centraler behöver för skötandet av sina basuppgifter nödvändiga kontorsprogram och e-post. Licenserna som anskaffas är avsedda för stadens anställda, vars e-postadress slutar med @loviisa.fi, Affärsverket Lovisa Vatten medräknat. Kontorsprogram som innefattas i M365-licenserna är bland annat Word, Excel, PowerPoint och Outlook. Giltighetstiden för de nuvarande M365-licenserna av E3/F3-nivå går ut 1.4.2024. Stadsdirektören fattade ett tjänsteinnehavarbeslut 6.2.2024 (§ 3/2024) om att förnya och höja undervisningssidans (@edu.loviisa.fi) M365-licenser för följande tre år till licenser av nivå 5.

I Lovisa stads behov ska övervägas M365:s licenser av nivå 3 (E3/F3) och av nivå 5 (E5/F5). De dyrare licenserna av nivå 5 förbättrar betydligt datasäkerhetens nivå med förebyggande anfallsbekämpning och möjliggör utveckling av dataskyddet. Den ökande användningen av molntjänster förordar anskaffningen av licenser av nivå 5, för dess egenskaper möjliggör av en bättre förvaltning och dataskydd av molntjänster. Vad gäller förvaltningen och dataskyddet av helheten är det förnuftigt att förvaltningens och undervisningssidans licenser är på samma nivå i staden. Dessutom erbjuder de dyrare licenserna verktyg till att svara på eventuella krav som direktivet NIS2 ställer. Lovisa stads dataförvaltning testade 10.11.2023-10.1.2024 tillsammans med Microsoft dataskyddsegenskaperna för nivå 5 (så kallad "Proof-of-Concept"). Utifrån erfarenheterna som fåtts under testet förordar dataförvaltningen upphandlingen av licenser av nivå 5.

På båda licensnivåer (3 och 5) finns i användning undertyperna E och F, av vilka F-modellen är billigare och innehåller bland annat mindre lagringsrum för e-posten. Stadens dataförvaltning optimerar oberoende av nivån som väljs antalen licenstyper E och F för att minimera kostnaderna. För licenser på nivå 3 kan det separat köpas ett dataskyddspaket och licenserna på nivå 5 innehåller färdigt alla dataskyddsegenskaper.

Prissättningen för alternativen för treårsperioden: nivå 5 - 449 057,52 euro, nivå 3 (tillagt separat E5 dataskyddspaket, innehåller inte dataskyddsegenskaper) - 441 393, 12 euro och nivå 3 - 327 978,72 euro. I priserna moms 0 %.

Tilläggsmaterial

Föredragning Tf stadsdirektör Elina Amnell-Holzhäuser

Förslag Lovisa stad beslutar beställa i enlighet med ramavtalet "Distributions- och förvaltningstjänster av Microsoft-användarrättigheter 2020-2023 (2024) II", avtalsnummer T/5029/11122020/JSA, av Crayon Oy M365-licenser av nivå 5 för stadens olika centralers förvaltnings användning för tre år till priset 449 057,52 euro (moms 0 %).

Detta beslut verkställs omedelbart.

Beslut Beslut enligt förslaget.

Paragrafen justerades omedelbart.