Stadsfullmäktige
Föredragningslista 26.06.2024/Ärendenr. 5

RN 30.05.2024 § 73 

Stadsstyrelsen har undertecknat bokslutet för 2023 och överlåtit det till revisorn för granskning. Enligt 125 § i kommunallagen ska revisorn avge en revisionsberättelse till fullmäktige med en redogörelse för resultaten av revisionen. I berättelsen fastställs huruvida bokslutet kan godkännas och ansvarsfrihet beviljas de redovisningsskyldiga.

Förslag Revisionsnämnden överlämnar revisionsberättelsen till stadsfullmäktige för kännedom och tar ställning till

- huruvida bokslutet för 2023 kan godkännas
- huruvida medlemmarna i de organ som skött stadens förvaltning och de ledande tjänsteinnehavarna inom uppgiftsområdena kan beviljas ansvarsfrihet för räkenskapsperioden 1.1-31.12.2023.

Paragrafen justeras omedelbart.

Beslut Ärendet "Godkännande av bokslutet 2023 och beviljande av ansvarsfrihet" behandlades undantagsvis före ärendet "Utvärderingsberättelsen 2023".

Revisionsnämnden föreslår stadsfullmäktige att bokslutet för 2023 godkänns.

Revisionsnämnden föreslår stadsfullmäktige att det ska utföras en särskild granskning av stadens upphandlingar. Om stadsfullmäktige godkänner utförandet av en särskild granskning kommer revisionsnämnden att begära tilläggsanslag för att låta utföra granskningen.

Revisionsnämnden föreslår stadsfullmäktige att ansvarsfrihet kan beviljas först om det vid den särskilda granskningen inte framkommer några omständigheter som utgör hinder för beviljande av ansvarsfrihet.

FM 12.06.2024 § 72 

Bilaga nr 2.

Förslag Stadsfullmäktige beslutar

- att bokslutet för 2023 godkänns

- att det ska utföras en särskild granskning av stadens upphandlingar. Om stadsfullmäktige godkänner utförandet av en särskild granskning kommer revisionsnämnden att begära tilläggsanslag för att låta utföra granskningen.

- att ansvarsfrihet kan beviljas först om det vid den särskilda granskningen inte framkommer några omständigheter som utgör hinder för beviljande av ansvarsfrihet.

Behandling Stadsfullmäktiges ordförande konstaterade att revisionsnämnden har föreslagit fullmäktige att bokslutet ska godkännas, att det ska utföras en särskild granskning av stadens upphandlingar och att ansvarsfrihet ska beviljas först om det vid den särskilda granskningen inte framkommer några omständigheter som utgör hinder för beviljande av ansvarsfrihet.

 Stadsfullmäktiges ordförande konstaterade vidare att revisionsnämndens utgångsförslag, där ansvarsfrihet inte föreslås för de upphandlingsansvariga, leder i fullmäktige till att alla fullmäktigeledamöter med upphandlingsansvar är jäviga i behandlingen av ärendet. Fullmäktige är således inte beslutfört i ärendet. Fullmäktigegruppernas ordförande har gemensamt kommit överens om att återremittera ärendet till revisionsnämnden för ny beredning för att precisera vilka personer som omfattas av ansvarsfrihet.

 Stadsfullmäktiges ordförande frågade om stadsfullmäktige enhälligt kan godkänna en återremittering av ärendet till revisionsnämnden för ny beredning.

Beslut Stadsfullmäktige beslutade enhälligt att återremittera ärendet till revisionsnämnden för ny beredning för att precisera vilka personer som omfattas av ansvarsfrihet.

RN 17.06.2024 § 93 

Stadsfullmäktige behandlade godkännande av bokslutet för 2023 och beviljande av ansvarsfrihet på sitt sammanträde 12.6.2024. Stadsfullmäktiges ordförande konstaterade vidare att revisionsnämndens utgångsförslag, där ansvarsfrihet inte föreslås för de upphandlingsansvariga, leder i fullmäktige till att alla fullmäktigeledamöter med upphandlingsansvar är jäviga i behandlingen av ärendet. Fullmäktige är således inte beslutfört i ärendet. Ordförandena för fullmäktigegrupperna har gemensamt kommit överens om att återremittera ärendet till revisionsnämnden för ny beredning. Stadsfullmäktige beslutade enhälligt att återremittera ärendet till revisionsnämnden för ny beredning för att precisera vilka personer som omfattas av ansvarsfrihet.

Förslag Beslutsförslaget läggs fram på sammanträdet.

Beslut Revisionsnämnden föreslår stadsfullmäktige att bokslutet för 2023 godkänns.

Revisionsnämnden föreslår stadsfullmäktige att det ska utföras en särskild granskning av stadens upphandlingar 2023 som överskrider det nationella tröskelvärdet samt anknytande upphandlingsprocesser. Om stadsfullmäktige godkänner utförandet av en särskild granskning kommer revisionsnämnden att begära tilläggsanslag för att låta utföra granskningen.

Revisionsnämnden har med avvikelse från revisionsberättelsen beslutat att rekommendera att ansvarsfrihet inte ska beviljas för de upphandlingsansvariga. Lovisa fick en anmärkning (dnr KKV/83/14.00.60/2024) från Konkurrens- och konsumentverket 2.5.2024, enligt vilken staden inte har iakttagit upphandlingslagen vid upphandling av marksubstanser under 2022-2024.

Enligt revisorn har stickprovskontroller visat att staden kringgått sin konkurrens¬utsättnings-skyldighet även i en annan upphandling, som senare avbröts som olaglig. Staden har inte utarbetat en konkurrensutsättningskalender eller regler som skulle gälla all konkurrensutsättning. Staden har inte en kvalificerad upphandlingschef eller en person som skulle ha ansvar för att se över upphandlingsbegäranden och konkurrensutsättningsbehov. Dessa är betydande brister i en organisation av Lovisas storlek, där flera tjänsteinnehavare har omfattande upphandlingsbefogenheter. Rättigheter innebär alltid ansvar och skyldighet att följa lagen. Avsaknaden av konkurrensutsättning är en risk för staden, vilken kan leda till ekonomiska påföljder. Den kan också väcka misstankar om mutor och visa sig vara en orimligt stor skada för anseendet. Stadens verksamhet måste vara transparent och följa lagen.

Mot bakgrund av det ovanstående anser revisionsnämnden att ansvarsfrihet kan beviljas för nedanstående personer först då man genom den särskilda granskningen har kunnat åtgärda eventuella andra problem som beror på brister i upphandlingsförfarandena. Om inga andra brister framkommer vid den särskilda granskningen finns det goda skäl att avsluta diskussionen där.

Eftersom beslutet att inte bevilja ansvarsfrihet enligt revisionsnämnden huvudsakligen gäller de upphandlingsansvariga bör den särskilda granskningen också huvudsakligen gälla dem. Revisionsnämnden avgränsar begäran att inte bevilja ansvarsfrihet för 2023 att gälla de tjänsteinnehavare med upphandlingsansvar vars position enligt förvaltningsstadgan är följande:

Stadsdirektör

Förvaltningsdirektör
Dataförvaltningschef
Ekonomidirektör

Direktör för centralen för näringsliv och infrastruktur
Livskraftsutvecklare
Planläggningsarkitekt
Stadsgeodet

Lantmäteriingenjör

Infrastrukturchef
Lokalchef
Ledande byggnadsinspektör

Byggnadsinspektör

Direktör för vattenaffärsverket

Enligt 95 § i Lovisa stads förvaltningsstadga svarar stadsdirektören, affärsverkets direktör och de ledande tjänsteinnehavarna inom centralerna och ansvarsområdena för att den interna kontrollen och riskhanteringen inom det egna området verkställs och lyckas samt utfärdar anvisningar till de underställda verksamhetsenheterna och ger rapporter i enlighet med stadsstyrelsens anvisningar. Cheferna för ansvarsområdena svarar för att riskerna vid enheten identifieras och bedöms och för att riskhanteringsåtgärderna genomförs och fungerar. De ger också rapporter i enlighet med stadsstyrelsens anvisningar. Koncernledningen svarar för styrningen av koncernsammanslutningarna och för tillsynen över hur sammanslutningarnas interna kontroll och riskhantering är ordnad och hur de lyckats.

Revisionsnämnden föreslår att ansvarsfrihet beviljas för övriga redovisningsskyldiga än de som nämns ovan.

Paragrafen justerades omedelbart.

RN 25.06.2024 § 102 

Stadsfullmäktige behandlade godkännande av bokslutet för 2023 och beviljande av ansvarsfrihet på sitt sammanträde 12.6.2024. Stadsfullmäktiges ordförande konstaterade vidare att revisionsnämndens utgångsförslag, där ansvarsfrihet inte föreslås för de upphandlingsansvariga, leder i fullmäktige till att alla fullmäktigeledamöter med upphandlingsansvar är jäviga i behandlingen av ärendet. Fullmäktige är således inte beslutfört i ärendet. Ordförandena för fullmäktigegrupperna har gemensamt kommit överens om att återremittera ärendet till revisionsnämnden för ny beredning. Stadsfullmäktige beslutade enhälligt att återremittera ärendet till revisionsnämnden för ny beredning för att precisera vilka personer som omfattas av ansvarsfrihet.

Förslag Beslutsförslaget läggs fram på sammanträdet.

Paragrafen justeras omedelbart.

Beslut Revisionsnämnden föreslår stadsfullmäktige att bokslutet för 2023 godkänns.

Revisionsnämnden föreslår stadsfullmäktige att det ska utföras en särskild granskning av stadens upphandlingar 2023 samt anknytande upphandlingsprocesser. Om stadsfullmäktige godkänner utförandet av en särskild granskning kommer revisionsnämnden att begära tilläggsanslag för att låta utföra granskningen.

Revisionsnämnden har med avvikelse från revisionsberättelsen beslutat att rekommendera att ansvarsfrihet inte ska beviljas för de upphandlingsansvariga. Lovisa fick en anmärkning (dnr KKV/83/14.00.60/2024) från Konkurrens- och konsumentverket 2.5.2024, enligt vilken staden inte har iakttagit upphandlingslagen vid upphandling av marksubstanser under 2022-2024.

Enligt revisorn har stickprovskontroller visat att staden kringgått sin konkurrensutsättningsskyldighet även i en annan upphandling, som senare avbröts som olaglig. Staden har inte utarbetat en konkurrensutsättningskalender eller regler som skulle gälla all konkurrensutsättning. Staden har inte en kvalificerad upphandlingschef eller en person som skulle ha ansvar för att se över upphandlingsbegäranden och konkurrensutsättningsbehov. Dessa är betydande brister i en organisation av Lovisas storlek, där flera tjänsteinnehavare har omfattande upphandlingsbefogenheter. Rättigheter innebär alltid ansvar och skyldighet att följa lagen. Avsaknaden av konkurrensutsättning är en risk för staden, vilken kan leda till ekonomiska påföljder. Den kan också väcka misstankar om mutor och visa sig vara en orimligt stor skada för anseendet. Stadens verksamhet måste vara transparent och följa lagen.

Mot bakgrund av det ovanstående anser revisionsnämnden att ansvarsfrihet kan beviljas för nedanstående personer först då man genom den särskilda granskningen har kunnat åtgärda eventuella andra problem som beror på brister i upphandlingsförfarandena. Om inga andra brister framkommer vid den särskilda granskningen finns det goda skäl att avsluta diskussionen där.

Eftersom beslutet att inte bevilja ansvarsfrihet enligt revisionsnämnden huvudsakligen gäller de upphandlingsansvariga bör den särskilda granskningen också huvudsakligen gälla dem. Revisionsnämnden avgränsar begäran att inte bevilja ansvarsfrihet för 2023 att gälla de tjänsteinnehavare med upphandlingsansvar vars position enligt förvaltningsstadgan är följande:

Stadsdirektör
Direktör för stadskanslicentralen/Förvaltningsdirektör
Dataförvaltningschef
Ekonomichef/Ekonomidirektör
Direktör för centralen för näringsliv och infrastruktur
Chef för stadsplaneringsavdelningen
Stadsgeodet eller de som ansvarar för uppgifterna
Infrastrukturchef
Lokalchef
Direktör för vattenaffärsverket

Enligt 93 § i Lovisa stads förvaltningsstadga svarar stadsdirektören, affärsverkets direktör och de ledande tjänsteinnehavarna inom centralerna och ansvarsområdena för att den interna kontrollen och riskhanteringen inom det egna området verkställs och lyckas samt utfärdar anvisningar till de underställda verksamhetsenheterna och ger rapporter i enlighet med stadsstyrelsens anvisningar. Cheferna för ansvarsområdena svarar för att riskerna vid enheten identifieras och bedöms och för att riskhanteringsåtgärderna genomförs och fungerar. De ger också rapporter i enlighet med stadsstyrelsens anvisningar. Koncernledningen svarar för styrningen av koncernsammanslutningarna och för tillsynen över hur sammanslutningarnas interna kontroll och riskhantering är ordnad och hur de lyckats.

Revisionsnämnden föreslår att ansvarsfrihet beviljas för övriga redovisningsskyldiga än de som nämns ovan.

Paragrafen justerades omedelbart.

FM 26.06.2024     

492/00.03.01/2024  

Bilaga nr 5.

Förslag Stadsfullmäktige beslutar

- att bokslutet för 2023 godkänns

- att det utförs en särskild granskning av stadens upphandlingar 2023 samt anknytande upphandlingsprocesser
- Om stadsfullmäktige godkänner utförandet av en särskild granskning kommer revisionsnämnden att begära tilläggsanslag för att låta utföra granskningen.

- att ansvarsfrihet beviljas för övriga än de tjänsteinnehavare med upphandlingsansvar vars position enligt förvaltningsstadgan är följande:

Stadsdirektör
Direktör för stadskanslicentralen/Förvaltningsdirektör
Dataförvaltningschef
Ekonomichef/Ekonomidirektör
Direktör för centralen för näringsliv och infrastruktur
Chef för stadsplaneringsavdelningen
Stadsgeodet eller de som ansvarar för uppgifterna
Infrastrukturchef
Lokalchef
Direktör för vattenaffärsverket

- att ansvarsfrihet beviljas för ovan nämnda redovisningsskyldiga först då man genom den särskilda granskningen har kunnat åtgärda eventuella andra problem som beror på brister i upphandlingsförfarandena.

Beslut