Stadsstyrelsen
Föredragningslista 09.09.2024/Ärendenr. 11

STST 09.09.2024     

721/02.08.00/2024  

Beredning Ekonomidirektör Fredrik Böhme

 Förvaltningsdirektör Elina Amnell-Holzhäuser

 Enligt 91 § i förvaltningsstadgan svarar stadsstyrelsen för ordnandet och sammanjämkandet av den interna kontrollen så att lagligheten och resultatrikheten av stadens verksamhet säkerställs samt

 1. godkänner anvisningar och metoder för den interna kontrollen och riskhanteringen samt planen för intern kontroll, med grundval av vilken resultatrikheten av riskhanterings-, kontroll-, lednings- och förvaltningsprocesserna utvärderas

 2. övervakar att den interna kontrollen och riskhanteringen verkställs enligt anvisningarna och lyckas

 3. svarar för ordnandet av riskhanteringen så att de väsentliga riskerna för stadens verksamhet identifieras och beskrivs samt att inverkningarna av realisationen av risken, sannolikheten av realisationen och möjligheterna att hantera risken utvärderas

 4. lämnar i verksamhetsberättelsen uppgifter om hur den interna kontrollen och riskhanteringen ordnats och vilka de viktigaste slutsatserna är samt ger en utredning om koncernövervakningen och de största riskerna och osäkerhetsfaktorerna.

 Enligt 92 § svarar nämnden och direktionen inom sin sektor för ordnandet av den interna kontrollen och riskhanteringen och för övervakningen av verkställigheten och dess utfall. De rapporterar också till stadsstyrelsen om hur den interna kontrollen och riskhanteringen är ordnad och om de viktigaste slutsatserna.

 Enligt 93 § svarar stadsdirektören, affärsverkets direktör och de ledande tjänsteinnehavarna inom centralerna och ansvarsområdena för att den interna kontrollen och riskhanteringen inom det egna området verkställs och lyckas samt utfärdar anvisningar till de underställda verksamhetsenheterna och ger rapporter i enlighet med stadsstyrelsens anvisningar. Cheferna för ansvarsområdena svarar för att riskerna vid enheten identifieras och bedöms och för att riskhanteringsåtgärderna genomförs och fungerar. De ger också rapporter i enlighet med stadsstyrelsens anvisningar. Koncernledningen svarar för styrningen av koncernsammanslutningarna och för tillsynen över hur sammanslutningarnas interna kontroll och riskhantering är ordnad och hur de lyckats.

 Lovisa stad har en anvisning om intern kontroll och riskhantering godkänd av stadsfullmäktige. I anvisningen preciseras de olika aktörernas ansvar och skyldigheter.

 Under våren 2024 uppdagades det att det inom centralen för näringsliv och infrastruktur fanns vissa upphandlingar som inte konkurrensutsatts.

 Konkurrens- och konsumentverket gav 2.5.2024 en anmärkning till Lovisa stad om att inte i upphandlingar som gäller marksubstanser ha iakttagit lagen om offentlig upphandling och koncession.

 I centralen för näringsliv och infrastruktur har det under början av året retts ut konkurrensutsättningar av upphandlingar i synnerhet vad gäller ansvarsområdet infrastruktur.

 Utifrån materialet som framlades till tf stadsdirektören som mötesmaterial har det uppdagats även andra upphandlingar än upphandlingar av marksubstanser som inte konkurrensutsatts. Utifrån materialet berör observationerna i alla fall upphandlingar som gjorts 2022 och efter det. Dessutom nämns det i materialet att vissa entreprenader överenskommits muntligt redan i flera års tid. Enligt utredningen har man i centralen redan vidtagit korrigerande åtgärder.

 Tf stadsdirektören och ekonomidirektören meddelade revisorn om de uppdagade observationerna i maj och stadsstyrelsen 20.5.2024.

 I och med att det uppdagats vad gäller värdet en betydande mängd upphandlingar som det är allt skäl att misstänka vara icke-konkurrensutsatta, finns det ett behov att reda ut centralens upphandlingsverksamhet. I och med att observationerna gäller flera kalenderår är det motiverat att reda ut upphandlingarna och konkurrensutsättningarna för flera års tid.

 Ekonomidirektören begärde 22.5.2024 med anvisningar från stadsstyrelsen anbud om leverans av intern revision av följande revisionssammanslutningar: PwC, Deloitte, BDO, EY och KPMG.

 Följande tjänsteleverantörer gav sina anbud: BDO, EY och KPMG.

 I och med att det uppskattade värdet av den interna revisionen (moms 0 %) underskrider tröskelvärdet för tillämning av upphandlingslagen, tillämpas i upphandlingsförfarandet av tjänsten stadens egen anvisning för små upphandlingar. Enligt den begärs anbud av 2-5 aktörer vad gäller upphandlingar som till sitt värde uppskattas vara under 29 999 euro (moms 0 %).

 Efter att revisionsnämnden 30.5.2024, § 73 framförde stadsfullmäktige att en specialrevision förrättas angående stadens upphandlingar, vidarebereddes inte beredningen av intern revision som under våren beretts på ekonomienheten. I och med att stadsfullmäktiges beslut 26.6.2024, § 83, om att förrätta en specialrevision har överklagats, har beslutet inte vunnit laga kraft och kan inte ännu verkställas. I och med att förvaltningsdomstolens behandling uppskattas ta flera månader, förutsätter allmän fördel det att centralen för näringsliv och infrastrukturs upphandlingar reds ut redan innan förvaltningsdomstolens avgörande i ärendet.

 Tilläggsmaterial 11.

Föredragning Stadsdirektör Tomas Björkroth 

Förslag Stadsstyrelsens beslutar inleda den interna revisionen som gäller centralen för näringsliv och infrastrukturs upphandlingsverksamhet. Målet med revisionen är att reda ut offentliga upphandlingar, köp av tjänster och konkurrensutsättningar vad gäller åren 2022-9/2024.

På basis av anbuden väljs BDO:s anbud med timarvodet 156 euro (moms 0 %) till utförare av revisionen.

Stadsstyrelsen befullmäktigar stadsdirektören att vid behov utvidga den interna revisionen till att omfatta fler kalenderår och ansvarsområden.

Detta beslut verkställs omedelbart oberoende av eventuell överklagning.

Paragrafen justeras omedelbart.

Beslut