Stadsstyrelsen
Protokoll 02.12.2024/Paragraf 369

STST 02.12.2024 § 369  

47/01.04.01/2024  

Beredning Förvaltningsdirektör Elina Amnell-Holzhäuser

Det har begärts omprövning av Lovisa stadsstyrelses beslut 9.9.2024, § 258, som gäller en advokatfaktura. Tidsfristen för omprövningsbegäran var 12.9-3.10.2024, vilket innebär att omprövningsbegäran inlämnades under den angivna tiden och tas därmed upp till prövning.

Ärendet om omprövningsbegäran fanns med på föredragningslistan för stadsstyrelsens sammanträde 4.11.2024, men föredraganden strök ärendet från mötesbehandlingen.

Avgränsning av behandlingen av ärendet

I omprövningsbegäran ingår påståenden om jäv, vilka avgörs separat. Detta ärende gäller således endast avgörande av de övriga påståenden som läggs fram i omprövningsbegäran.

Innehållet i omprövningsbegäran

I begäran om omprövning krävs det att stadsstyrelsens beslut ska rättas och ärendet avgöras på nytt. Kravet är att stadsstyrelsen ska framställa ett betalningskrav på 5 890,00 euro mot parten som beställt tjänsten.

Som motivering framförs bland annat följande: Det har inte funnits ett tjänsteinnehavarbeslut eller beställningsbeslut om uppdraget, och vid beställningen av tjänsten har man inte iakttagit stadens upphandlingsförfaranden. Stadsstyrelsen har ingen information om vad uppdraget till advokatbyrån var och inte heller till vilken adress och till vem de handlingar som uppkommit som ett resultat av arbetet skickades, det vill säga huruvida parten som beställde uppdraget överhuvudtaget hade rätt att på stadens vägnar beställa advokattjänster som staden betalar. I omprövningsbegäran hänvisas dessutom till omständigheter som framfördes i den avvikande mening som inlämnades om stadsstyrelsens beslut och till principen om likabehandling med hänvisning till att man inte kan betala kostnader för rättshjälp endast till en part.

Stadsstyrelsens beslut 9.9.2024, § 258

Stadsstyrelsen behandlade 9.9.2024 det ärende som gäller advokatfakturan, § 258. Stadsstyrelsen beslutade att inte framställa ett betalningskrav på totalt 5 890,00 euro mot parten.

Staden hade fått en advokatfaktura av ovan nämnda storlek av advokatbyrå Anna-Karin Mickwitz Ab 3/2024, vilken tf stadsdirektören bestred som ogrundad. Eftersom det visade sig att det var en person som var anställd hos staden som hade beställt uppdraget, betalades fakturan för att undvika uppenbara påföljder av dröjsmål. Efter detta utreddes grunderna för beställningen av uppdraget vidare genom att höra parterna och dem som eventuellt känt till uppdraget. På basis av utredningen beslutade stadsstyrelsen att inget betalningskrav framställs mot parten och att staden således skulle stå för den kostnad som uppkom av advokatuppdraget.

Stadsstyrelsens beslut innefattar en bilaga av vilken händelseförloppet, utredningen av ärendet och grunderna för avgörandet framgår i detalj. Bilagan är sekretessbelagd med stöd av 24 § 15 punkten i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet.

Bedömning av omprövningsbegäran

1. Iakttagande av förfaranden som gäller upphandlingar

I begäran om omprövning framförs det att man i beställandet av tjänsten (som fakturan gäller) inte har iakttagit stadens upphandlingsförfaranden.

Gällande påståendet konstateras följande:

På upphandlingar av juridiska tjänster tillämpas inte lagen om offentlig upphandling och koncession i enlighet med 9 § 5 punkten i lagen i fråga, oberoende av upphandlingens på förhand uppskattade värde. Upphandlingslagen förutsätter sålunda inte att upphandlingar av juridiska tjänster ska konkurrensutsätts vid ett sådant förfarande som anges i upphandlingslagen. I upphandlingen ska i stället tillämpas stadens egna upphandlingsanvisningar. Enligt stadens anvisning för små upphandlingar, som godkändes av stadsstyrelsen 4.6.2018, § 156, ska ett skriftligt motiverat upphandlingsbeslut fattas om alla upphandlingar på minst 15 000 euro (moms 0 %). Upphandlingar vars uppskattade värde utan mervärdesskatt underskrider 15 000 euro kan utföras som direktupphandling från en leverantör utan konkurrensutsättning.

Sålunda har advokatuppdraget kunnat beställas utan ett upphandlingsbeslut. Ingen lag eller intern anvisning i staden förutsätter ett upphandlingsbeslut då det rör sig om en upphandling vars värde underskrider 15 000 euro (moms 0 %). Ofta upprättas dock ett beslut när man beställer ett juridiskt uppdrag, eftersom upphandlingens värde i ett juridiskt uppdrag rätt fort, i takt med att arbetet med uppdraget fortskrider, kan överskrida det tröskelvärde som anges i anvisningen för små upphandlingar. Det är också tillrådligt att fatta ett upphandlingsbeslut med tanke på dokumentationen av användningen av offentliga medel. Stadens interna anvisning förutsätter ändå inte att ett upphandlingsbeslut ska fattas.

Sålunda har förfarandet vid upphandlingen av den juridiska tjänsten inte stridit mot upphandlingslagen eller stadens egna upphandlingsanvisningar.

2. Utredning av ärendet

I begäran om omprövning framförs det att stadsstyrelsen inte i laga ordning rett ut om parten som beställt uppdraget haft rätt att beställa tjänsten för stadens räkning.

Gällande påståendet konstateras följande:

I 31 § i förvaltningslagen föreskrivs om myndighetens utredning av ett förvaltningsärende. Enligt paragrafen ska myndigheten se till att ett ärende utreds tillräckligt och på behörigt sätt genom att skaffa den information och den utredning som behövs för att ärendet ska kunna avgöras. Parten ska lägga fram en utredning om grunderna för sina yrkanden. Parten ska också i övrigt medverka till utredningen av ett ärende som hen har inlett.

Av stadsstyrelsens protokoll framgår att motiveringarna till beställningen av advokatuppdraget retts ut och att man hört den som beställt uppdraget och dem som kände till uppdraget. Utifrån utredningen beslutade man att inte framställa ett betalningskrav mot parten.

Som bilaga till det behandlade ärendet finns en utredning upprättad av ärendets beredare av vilken framgår händelseförloppet och motiveringarna för avgörandet i detalj. Dessutom har stadsstyrelsen som kompletterande material (inte som bilaga) tillställts den utredning som parten lämnat och de utredningar som dåvarande ordföranden och andra vice ordföranden i stadsstyrelsen lämnat. Stadsstyrelsens beslut grundar sig på den information som framkom i de ovan nämnda utredningarna och på ett motiverat avgörande som fattats utgående från utredningarna. Handlingarna i fråga är sekretessbelagda i enlighet med 15 punkten i 24 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. De innehåller icke-offentliga uppgifter om enskilda anställda inom staden i anknytning till fullgörandet av arbetsgivarens förpliktelser.

Sålunda är påståendet i omprövningsbegäran om att ärendet inte skulle ha utretts i tillräcklig grad ogrundat. Bakgrunden till beställningen av advokatuppdraget och händelseförloppet har retts ut i detalj. Av utredningen har det framgått att parten har kunnat anses ha haft den uppfattning att advokatuppdraget har kunnat beställas.

3. Grunder som gäller likabehandling

I begäran om omprövning hänvisas också till innehållet i den avvikande mening som inlämnades med anledning av stadens beslut och till principen om likabehandling och till att man inte kan betala kostnader för rättshjälp med offentliga medel endast till en part. Påståendet i omprövningsbegäran förblir oklart, och det framgår inte av omprövningsbegäran om den som inlämnat den anser att det finns flera berörda eller parter i ärendet (hänvisning: "endast till en part") och, om hen anser det, på vilken grund i så fall och vem.

Likabehandlingen ingår i 6 § i förvaltningslagen som preciserar rättsprinciperna inom förvaltningen. Enligt paragrafen ska myndigheterna bemöta dem som uträttar ärenden hos förvaltningen jämlikt och använda sina befogenheter enbart för syften som är godtagbara enligt lag. Myndigheternas åtgärder ska vara opartiska och stå i rätt proportion till sitt syfte. Åtgärderna ska skydda förväntningar som är berättigade enligt rättsordningen.

I fråga om det som lagts fram i begäran om omprövning konstateras att stadsstyrelsen 9.9.2024, § 258, behandlat ärendet om advokatfakturan och frågan om huruvida betalningskrav ska framställas mot parten eller ej efter att staden betalat advokatbyråns faktura, vilken adresserats till staden. Stadsstyrelsen har överhuvudtaget inte behandlat några ärenden eller fakturor som skulle gälla eventuella andra personer. Förvaltningsärendet i fråga har innefattat endast en part, och det finns inte grunder att i detta sammanhang behandla några frågor som gäller eventuella andra personer.

Stadsstyrelsens beslut har till inga delar stridit mot förvaltningens rättsprinciper.

4. Sammanfattning

I omprövningsbegäran läggs det inte fram någon sådan grund enligt vilken stadsstyrelsens beslut 9.9.2024 § 258 bör ändras eller upphävas.

Bilaga nr 2:

Begäran om omprövning 23.9.2024

Föredragning Stadsdirektör Tomas Björkroth 

Förslag Stadsstyrelsen beslutar avslå begäran om omprövning av dess beslut fattat 9.9.2024, § 258, som ogrundad.

Behandling Juha Karvonen anmälde jäv (motivering: partsjäv) och avlägsnade sig från mötesrummet för tiden för behandlingen av ärendet 18.22 -18.34. I Juha Karvonens ställe närvarade under tiden för behandlingen av ärendet Jouni Malmivaara klockan 18.22-18.34.

 Ledamot Kari Hagfors gjorde följande ändringsförslag:

 Begäran om omprövning godkänns och behandlas på nytt. 

 Kari Hagfors ändringsförslag vann inte understöd.

Beslut Beslutet enligt förslaget.

Kari Hagfors inlämnade avvikande mening.