Stadsstyrelsen
Föredragningslista 07.04.2025/Ärendenr. 7

STST 16.12.2024 § 416 400

Skrivfel (felaktig paragrafnumrering) rättade i enlighet med 51 och 52 § i förvaltningslagen 7.1.2025  

1015/00.01.01/2024  

Beredning Stadsdirektör Tomas Björkroth

Lovisa stads organisationsmodell baserar sig på tre centraler. Modellen i fråga har hållits densamma trots att stadsorganisationens uppgifter och verksamhetsmiljö har ändrat.

Som svar till den ändrade situationen och speciellt för ökande av transparens och samarbete, vill man förnya stadsorganisationen så att organisationsmodellen bättre motsvarar stadens funktioner. Det planeras att stadens organisation förnyas så att man i stället för de nuvarande tre centralerna skulle övergå till en modell med fem ansvarsområden.

Då de vidtas skulle åtgärderna ha konsekvenser på personalen. personalkonsekvenserna har planerats att preliminärt genomföras huvudsakligen med ändringar i arbetsuppgifter, arbetsmetoder och arbetsarrangemang.

I bilagan till stadsdirektörens direktörsavtal (stadsstyrelsen 4.11.2024, § 333) har det överenskommits om förnyande av personalorganisationen, utveckling av ledningsgrupparbetet  och marknadsföringskommunikationen, förbättring av arbetarskyddets samarbete och kooperation samt upprättandet av olika program och strategier. Denna organisationsreform skapar för sin del grunden till vidtagandet av dessa reformåtgärder.

Föredragning Stadsdirektör Tomas Björkroth 

Förslag Stadsstyrelsen diskuterar organisationens ändringsbehov och befullmäktigar stadsdirektören att fortsätta beredningen av organisationsreformen.

 Paragrafen justeras omedelbart.

Beslut Samuel Kauppi återvände till sammanträdet klockan 18.43.

 Beslut enligt förslaget.

 Paragrafen justerades omedelbart.

STST 07.04.2025     

1015/00.01.01/2024  

Beredning Stadsdirektör Tomas Björkroth och personalchef Thomas Grönholm

Under sitt sammanträde 16.12.2024, § 401 befullmäktigade stadsstyrelsen stadsdirektören att inleda och föra tillsammans med personalen som en del av beredningen av den nya personalorganisationen de samarbetsförhandlingar i enlighet med lagen om samarbete mellan arbetsgivare och arbetstagare i kommuner och välfärdsområden 449/2007 som organisationsreformen kräver.

Arbetsgivarens förhandlingsförslag och kallelsen till samarbetsförhandlingar gavs 9.1.2025 till representanterna för Lovisa stads personal. Arbetsgivarens grunder och förslag till åtgärder som övervägs gavs till personalens representanter 13.1.2025.

Samarbetsförhandlingarna fördes under tiden 16.1.–21.3.2025, inalles 8 förhandlingsgånger. Arbetsgivarens utredning gavs till personalens representanter 27.3.2025.

De föreslagna ändringarna i personalorganisationen, organisationsstruktur:

     Lovisa stads modell för tre centraler (stadskanslicentralen, centralen för näringsliv och infrastruktur samt centralen för bildning och välfärd) upphävs och personalorganisationen delas upp i fem ansvarsområden (bilaga, bild A)

     Stadskansliet

     Näringslivstjänster

     Stadsutveckling

     Bildningsväsendet

     Kultur och välfärd

Till stadskansliet samlas matrismässigt funktionerna som betjänar hela organisationen/alla fem ansvarsområden (bilaga, bild B).

Personalorganisationens struktur enligt ansvarsområden presenteras i bilagan, bild C.

De föreslagna ändringarna enligt ansvarsområde:

Stadskansliets ansvarsområde

     Stadskansliet leds av förvaltningsdirektören
 

     I stadskansliet skulle inrättas en ny tjänst för förvaltningssakkunnig. Genom detta frigörs förvaltningsdirektörens arbetstid för ledandet av ansvarsområdet och för arbetsuppgifter som kräver juridiskt kunnande. Till denna tjänst flyttas en kundrådgivare från Lovinfo
 

     Till stadens kundservicekontor (Lovinfo) flyttas en koordinator från nuvarande central för näringsliv och infrastruktur. Personen som flyttas skulle vara teamledare för kundserviceteamet. Genom detta förstärks kundservicens kunnande i näringslivs- och infrastrukturärenden samt kundservicekontorets roll i kundservicen
 

     Nuvarande kommunikations- och marknadsföringssakkunniga utses till teamledare för kommunikationsteamet. Kommunikationssekreteraren från nuvarande central för näringsliv och infrastruktur flyttas till kommunikationsteamet inom stadskansliets ansvarsområde
 

     Byråsekreterarnas sex stadigvarande och tre tidsbundna samt en ledningens assistents och en arkivskötares uppgifter dras in. Fyra nya förvaltningssekreteraruppgifter och fem byråsekreteraruppgifter så att även ledningens assistents och arkivskötarens arbeten innefattas i uppgifterna. För tydlighetens skull konstateras det att två tidsbundna byråsekreterares uppgifter inte omfattas av organisationsreformen, utan de tidsbundna uppgifterna fortsätter enligt överenskommelse och behovet av uppgifterna bedöms efter att tidsbundenheten gått ut. Förvaltningssekreterarna hör administrativt till stadskansliets ansvarsområde och byråsekreterarna till ifrågavarande ansvarsområde
 

     Ekonomisekreteraren under nuvarande central för näringsliv och infrastruktur övergår administrativt till ekonomiavdelningen
 

     ICT-stödpersonen från centralen för bildning och välfärd flyttas administrativt till ICT-avdelningen/teamet
 

     Lovisa stads inre nätverk och dess underhåll utkontrakteras, varmed en ICT-sakkunniguppgift dras in. Samtidigt skulle en ny digitalserviceutvecklaruppgift inrättas som besätts med interna arrangemang
 

     För stadskansliets del skulle de föreslagna åtgärderna inte leda till uppsägningar med antagandet att personalen som är objekt för åtgärderna godkänner omplaceringarna.
 

 Näringslivstjänsternas ansvarsområde
 

     Tjänsten för direktören för nuvarande centralen för näringsliv och infrastruktur skulle dras in. En ny näringslivschefsuppgift inrättas för att sköta näringslivstjänsternas ansvarsområde
 

     Sysselsättningstjänsterna flyttas till näringslivstjänsternas ansvarsområde. Detta skulle ha inverkningar på en sysselsättningskoordinators arbete samt två arbetstränares och en verkstadsanställds uppgiftsbeskrivningar
 

     Invandrartjänsterna flyttas till näringslivstjänsternas ansvarsområde, vilket inverkar på invandrarkoordinatorns uppgiftsbeskrivning
 

     Landsbygdsavdelningen flyttas till näringslivstjänsternas ansvarsområde. Utifrån behovet övervägs minskningen av landsbygdsombudstjänsterna från det nuvarande sex till fem. Detta kan leda till uppsägandet av en person om omplacering inte är möjlig.
 

 Stadsutvecklingens ansvarsområde
 

     Tjänsten för direktören för nuvarande centralen för näringsliv och infrastruktur skulle dras in. En tjänst som teknisk chef skulle inrättas för att sköta stadsutvecklingens ansvarsområde. Den tekniska chefen ansvarar också för ledningen av infrastrukturavdelningen
 

     Städtjänsterna flyttar under lokalservicen
 

     Vaktmästeritjänsterna flyttar till lokalservicen
 

     Vad gäller stadsutvecklingen skulle de föreslagna åtgärderna inte leda till uppsägningar med antagandet att personalen som är objekt för åtgärderna godkänner omplaceringarna.
 

 Bildningsväsendet
 

     Tjänsten för direktören för nuvarande centralen för bildning och välfärd skulle dras in. Nuvarande utbildningschefstjänst skulle dras in
 

     Tjänster för finskspråkig och svenskspråkig utbildningschef skulle inrättas. Av dem skulle den ena leda hela ansvarsområdet och den andra ha ansvaret över fria bildningsväsendet. Syftet med detta är att dela den nuvarande utbildningschefens verkligen stora arbetsbörda mellan två utbildningschefer
 

     Vad gäller bildningen skulle de föreslagna åtgärderna inte leda till uppsägningar med antagandet att personalen som är objekt för åtgärderna godkänner omplaceringarna.
 

 Kulturens och välfärdens ansvarsområde

     Kultur- och fritidschefens tjänst skulle dras in. Till kulturens och välfärdens ansvarsområde skulle inrättas en ny kultur- och välfärdschefstjänst
 

     Omorganiseringen skulle ha inverkningar på organiseringen och uppgiftsindelningen av alla uppgifter inom fritidsväsendet, ungdomsväsendet, kulturväsendet och välfärdsväsendet
 

     Vad gäller kulturen och välfärden skulle de föreslagna åtgärderna inte leda till uppsägningar med antagandet att personalen som är objekt för åtgärderna godkänner omplaceringarna.
 

     Vart och ett ansvarsområdes chef ska ha en central roll i organiseringen av dennes eget ansvarsområde, och uppdelningen av deras verksamheter och arbetsuppgifter. På stadsdirektörens ansvar skulle speciellt ligga ledningen av förverkligandet av samarbetet mellan ansvarsområden och helhetsansvaret för genomförandet av reformen.

Personalkonsekvenser och övriga konsekvenser

Enligt uppskattning skulle konsekvenserna för majoriteten, totalt för högst 553 personers del, vara i huvudsak indirekta och/eller ändringarna i arbetets villkor skulle inte vara väsentliga. I samband med omorganiseringen skulle högst cirka 80 personer kunna placeras i den nya organisationen med nya villkor som alternativ till uppsägning. Trots omplaceringar löper enligt arbetsgivarens uppskattning totalt högst två personer risken att bli uppsagda. Detta förutsätter naturligtvis att de vars tjänst eller uppgift ändrar tar emot en ny tjänst eller uppgift.
 

Organisationsreformen kräver också förnyande av förvaltningsstadgan och förnyande av ekonomi- och personalsystemen.

Syftet är att övergå till den nya personalorganisationen 1.7.2025, samtidigt med stadens halvårsbokslut.

Bilaga:

Förslag till ny organisation enligt ansvarsområde

Mötesmaterial:

Förhandlingsframställning i enlighet med 7 § i lagen om samarbete mellan arbetsgivare och arbetstagare i kommuner och välfärdsområden (449/2007)

Arbetsgivarens grunder och förslag till åtgärder som övervägs

Föredragning Stadsdirektör Tomas Björkroth 

Förslag Stadsstyrelsen föreslår att stadsfullmäktige godkänner beredningen och den bilageenliga organisationsreformen och befullmäktigar stadsdirektören att verkställa Lovisa stads personalorganisationsreform så att den träder i kraft 1.7.2025.

Stadsdirektören befullmäktigas även att i samarbete med ifrågavarande ansvarsområdens chefer flytta enskilda tjänster eller uppgifter mellan ansvarsområden i den nya organisationen.

Paragrafen justeras omedelbart.

Beslut