Stadsstyrelsen
Föredragningslista 12.05.2025/Ärendenr. 6

STST 12.05.2025     

481/02.05.01.00/2025  

Beredning Stadsdirektör Tomas Björkroth

I Lovisa stad har det konstaterats förekomma varierande praxis för beviljande av bidrag, köp av tjänster samt för ingående av avtal om nyttjanderätt eller marknadsföringssamarbete med aktörer inom den tredje sektorn.

Förutom genom att bevilja bidrag samarbetar staden med olika sammanslutningar och betalar ersättningar även på andra sätt. Med flera idrottsföreningar finns avtal om köpta tjänster, till exempel för underhåll av skidspår, isläggning av rinkar och skötsel av gräsplaner, samt avtal om marknadsföringssamarbete där föreningen får ersättning i utbyte mot att staden får synlighet i olika sammanhang, så som under evenemang.

Till exempel inom kultur- och fritidssektorn är den årliga ansökningsprocessen för verksamhets- och projektbidrag tydlig för aktörerna, och de sammanslutningar som söker dessa bidrag har väl tagit till sig processen och dess tidtabell. Medel för bidrag har också avsatts i budgeten för stadskanslicentralen samt näringslivs- och infrastrukturcentralen, men processerna för att ansöka om bidrag har inte definierats till alla delar inom dessa centraler.

Samtidigt kan det dock konstateras att det under årens lopp har uppstått olika praxis för att bevilja bidrag eller betala för tjänster som produceras av tredje sektorn. Stadens mål har varit att genom bidrag till föreningar eller köp av tjänster främja tillgången till exempelvis motionstjänster eller andra välfärdsfrämjande tjänster för invånarna, och därigenom bidra till regionens livskraft. Många motionsaktiviteter i Lovisa ordnas yttryckligen av föreningar.

En del av dessa arrangemang grundar sig på muntliga avtal, många av dem flera år eller årtionden gamla, och vissa har blivit etablerad praxis. Att avbryta sådana etablerade stödåtgärder eller motsvarande åtgärder utan förvarning skulle vara oskäligt för många aktörer inom tredje sektorn. Det skulle vara på sin plats att informera aktörerna i god tid om eventuella förändringar i praxis som rått potentiellt i åratal.

Det finns ett klart behov av att tydliggöra processerna för beviljande av bidrag samt för upprättande av olika nyttjanderätts-, köptjänst- och marknadsföringssamarbetsavtal.

När processerna för ansökan och beviljande av bidrag och olika avtal uppdateras, är det väsentligt att samtidigt reservera medel för detta i stadens budget för nästa år. Det vore ändamålsenligt att varje ansvarsområde har en separat budgetpost som inte är strikt bunden till ett visst ändamål.

Även ett litet stöd kan vara avgörande för att ett evenemang eller en produktion som placeras i stadens område ska kunna genomföras, och under året uppstår också behov som inte kunnat förutses vid budgeteringen.

Vid beviljande av bidrag och annat samarbete med aktörer inom tredje sektorn är det av central betydelse att säkerställa att processerna är rättvisa, jämlika och transparenta.

Det är dock viktigt att komma ihåg att rättvisa och jämlikhet bör bedömas i förhållande till behovet, och att transparens kan främjas genom kommunikation i rätt tid.

Under det gångna året har staden mottagit olika förfrågningar och ansökningar om bidrag och samarbete som inte kan anses passa in i de nuvarande bidragsprocesserna. Exempel på sådana är:

Dessa åtgärder kan anses ge staden en nytta som vida överstiger kostnaderna, både ur Lovisabornas och till exempel turismens perspektiv.

Föredragning Stadsdirektör Tomas Björkroth 

Förslag Stadsstyrelsen beslutar att:

–  En tydlig helhetsbeskrivning av beviljande av bidrag samt avtal om nyttjanderätt, köptjänster och marknadsföringssamarbete mellan staden och tredje sektorn utarbetas under år 2025.
–  Så kallade muntliga avtal och samarbeten som blivit etablerad praxis mellan staden och tredje sektorn ska kartläggas. Om det bedöms ändamålsenligt att fortsätta samarbetet mellan staden och aktören inom tredje sektorn, ska skriftliga avtal upprättas.

Ytterligare beslutar stadsstyrelsen att bevilja följande bidrag, sammanlagt 8 500 euro, vilka utbetalas från stadsstyrelsens anslag för stöd till byar:

–  Ruukki byaförening, 3 000 euro
–  Företagarna i centrum, 1 000 euro
–  Isnäs Start, 1 500 euro
–  Lovisa tennisklubb, 3 000 euro
 
För år 2025 ger stadsstyrelsen stadsdirektören fullmakt att bevilja det anslag för oförutsedda bidrag och avtal ur de medel som reserverats under stadsstyrelsens moment för stöd till byar, med beaktande av rättvisa, jämlikhet och öppenhet.

Beslut