Stadsfullmäktige
Föredragningslista 21.05.2025/Ärendenr. 19

FM 16.11.2022 § 97 

Ordföranden meddelade att undertecknade fullmäktigeledamöter (första undertecknare Daniel Thomasson) före sammanträdet uttryckt önskemål om att få inlämna en så lydande motion:

lnförande av arkiv på Lovisa stads hemsida

I dagens läge så försvinner beslut och annan öppen information från Lovisas webbplats efter att besvärstiden löpt ut, vilket gör att de som är intresserade av informationen inte hittare den och måste separat be om att få informationen. Om de gamla besluten och annan relevant information skulle lämnas kvar i ett arkiv på hemsidan så skulle det avlasta stadskansliet och öka öppenheten för invånarna.

Bilaga nr 4.

Beslut Sedan motionen hade lämnats, remitterades den till stadsstyrelsen för beredning enligt 133 § i stadsfullmäktiges arbetsordning.

STST 12.05.2025 § 171 

Beredning Förvaltningsdirektör Elina Amnell-Holzhäuser

På stadsfullmäktiges sammanträde 16.11.2022 väcktes följande fullmäktigemotion:

”I dagens läge så försvinner beslut och annan öppen information från Lovisas webbplats efter att besvärstiden löpt ut, vilket gör att de som är intresserade av informationen inte hittar den och måste separat be om att få informationen. Om de gamla besluten och annan relevant information skulle lämnas kvar i ett arkiv på hemsidan så skulle det avlasta stadskansliet och öka öppenheten för invånarna.”

Beredaren ger följande svar i fråga om fullmäktigemotionen:

Enligt 29 § 1 momentet i kommunallagen ska kommunen informera kommuninvånarna, de som utnyttjar kommunens tjänster, organisationer och andra sammanslutningar om kommunens verksamhet. Kommunen ska ge tillräcklig information om de tjänster som kommunen ordnar, kommunens ekonomi, ärenden som bereds i kommunen, planer som gäller ärendena och behandlingen av ärendena, beslut som fattats och beslutens effekter. Kommunen ska informera om hur man kan delta i och påverka beredningen av besluten. Enligt 2 momentet ska kommunen i fråga om beredningen av ärenden som behandlas av organen se till att de uppgifter som behövs med tanke på den allmänna tillgången till information läggs ut på det allmänna datanätet när föredragningslistan är färdig. Kommunen ska i sin kommunikation på nätet se till att sekretessbelagda uppgifter inte läggs ut på det allmänna datanätet och att skyddet för privatlivet tillgodoses vid behandlingen av personuppgifter. Enligt 3 momentet ska ett klart och begripligt språk användas i kommunikationen och olika invånargruppers behov ska beaktas.

I 140 § i kommunallagen föreskrivs det bland annat att protokoll från fullmäktige, kommunstyrelsen och nämnder med tillhörande anvisningar om hur man begär omprövning eller besvärsanvisning ska efter justeringen hållas tillgängliga i det allmänna datanätet, om inte något annat följer av sekretessbestämmelserna. Om ärendet är sekretessbelagt i sin helhet, publiceras i protokollet endast ett omnämnande av att det sekretessbelagda ärendet behandlades. I protokollet publiceras endast personuppgifter som är nödvändiga med tanke på tillgången till information. De personuppgifter som ingår i protokollen ska avlägsnas från datanätet när tidsfristen för omprövningsbegäran eller besvärstiden löper ut (1 mom.). Protokoll från andra myndigheter i en kommun eller samkommun än sådana som avses i 1 momentet ska på motsvarande sätt hållas offentligt tillgängliga, om myndigheten anser det vara behövligt (2 mom.). En kommunmedlem anses ha fått del av ett beslut sju dagar efter det att protokollet fanns tillgängligt i det allmänna datanätet (3 mom.).

Enligt 123 § i Lovisa stads förvaltningsstadga ska protokoll från stadsfullmäktige med tillhörande besvärsanvisning efter justeringen hållas tillgängliga på den elektroniska anslagstavlan på stadens webbplats så som bestäms i 140 § i kommunallagen. Enligt 1 och 2 momentet i 160 § ska protokoll från stadsstyrelsen och nämnder med tillhörande anvisningar om omprövningsbegäran eller besvärsanvisning hållas tillgängliga på den elektroniska anslagstavlan på stadens webbplats så som det närmare bestäms i 140 § i kommunallagen. Protokoll från en annan myndighet hålls tillgängliga för allmänheten på motsvarande sätt, om myndigheten i fråga anser att det är nödvändigt.

Besluten från de olika organen i Lovisa stad publiceras på det sätt som förvaltningsstadgan förutsätter på den elektroniska anslagstavlan på stadens webbplats, där besluten finns tillgängliga under tidsfristen för begäran om omprövning eller besvärstiden. Beslut från andra myndigheter än organ publiceras också i regel på den elektroniska anslagstavlan. Sådana beslut är till exempel olika personalbeslut och upphandlingsbeslut. Också tjänsteinnehavarbeslut läggs fram på anslagstavlan för den tid som omprövning kan begäras eller ändring sökas.

Besluten från organ publiceras dessutom på webbplatsen för föredragningslistor och protokoll på stadens webbplats, som innehåller de olika organens beslutsprotokoll från 2018 och framåt. På webbplatsen kan man bekanta sig med de beslut som organen fattat under olika sammanträdesdatum, och dessutom går det att söka organbeslut med olika sökord med hjälp av webbplatsens sökfunktion. Varken kommunallagen eller någon annan lag förutsätter att myndigheters beslut hålls tillgängliga så här länge på en webbplats, men för att säkerställa öppenhet i förvaltningen och för att främja tillgången till information för kommuninvånarna har den nuvarande praxisen i Lovisa ansetts vara behövlig och motiverad.

Tjänsteinnehavarbeslut hålls inte publicerade på den elektroniska anslagstavlan eller någon annanstans på stadens webbplats under än längre tid än vad tidsfristen för begäran av omprövning eller besvärstiden förutsätter. Var och en kan dock separat fråga efter tjänsteinnehavarbeslut från staden. Genom en begäran om handlingar eller uppgifter är det möjligt att fråga efter en viss specifik handling eller på en mer allmän nivå fråga om det till exempel har fattats tjänsteinnehavarbeslut i ett visst ämne.

Lovisa stads praxis för publicering av olika myndigheters beslut på stadens webbplats är förenlig med bestämmelserna i såväl kommunallagen som stadens egen förvaltningsstadga. Praxisen för publiceringen av beslut skiljer sig inte heller nämnvärt från motsvarande praxis i andra kommuner.

Det bästa sättet att hålla sig uppdaterad om stadens verksamhet och beslutsfattande är att regelbundet följa informeringen på stadens webbplats och sociala medier samt genom att följa den elektroniska anslagstavlan, där de organ- och tjänsteinnehavarbeslut som fattats publiceras genast när protokollen i fråga blivit klara.

Bilaga

Införande av arkiv på stadens hemsida, fullmäktigemotion

Föredragning Stadsdirektör Tomas Björkroth 

Förslag Stadsstyrelsen föreslår stadsfullmäktige att stadsfullmäktige godkänner svaret på motionen och det att motionen inte leder till åtgärder och konstaterar motionen vara slutbehandlad.

Paragrafen justeras omedelbart.

Beslut Beslut enligt förslaget.

Paragrafen justerades omedelbart.

FM 21.05.2025     

1509/00.01.03/2022  

Bilaga

Införande av arkiv på stadens hemsida, fullmäktigemotion

Förslag Stadsfullmäktige godkänner svaret på motionen och det att motionen inte leder till åtgärder och konstaterar motionen vara slutbehandlad.

Beslut