Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 20.06.2022/Pykälä 158

KH 20.06.2022 § 158  

997/01.01.00/2022  

Valmistelija Kaupunkisuunnitteluosaston vt. päällikkö Toni Sepperi, ympäristönsuojelusihteeri Heidi Lyytikäinen ja elinkeino- ja infrastruktuurikeskuksen johtaja Sari Paljakka

 Loviisan kaupungin elinkeino- ja infrastruktuurikeskus on saanut paljon kriittistä palautetta lupien käsittelyajoista. Erityisesti poikkeamislupien ja tonttien vuokrasopimusten kohtuuttomana koetut käsittelyajat ovat korostuneet palautteissa. Lisäksi kriittistä palautetta on saatu tonttimyynnin toimimattomuudesta, tilapalveluiden käyttäjätiedotuksesta ja huonosta yleisestä tiedottamisesta.

 Rakennuslupien käsittely tehostuu seuraavien kehitysaskelien kautta: kaupungin ajantasakaavan kaikki tiedot saadaan karttapalveluun, paikkatietojärjestelmän sähköinen arkistoratkaisu saadaan käyttöön ja sähköiseen luvanhakupalveluun (e-Palvelu) tehdään käyttöä helpottavia muutoksia. Lisäksi varmistetaan, että rakennusvalvonnalla on käytössään nykyistä parempi ohjelmistojen (Trimble, e-Palvelu) käyttöön ja muutoksiin liittyvä tuki. Näitä asioita työstetään parhaillaan, ja kehitystoimenpiteet saadaan otettua käyttöön asteittain. Mainitut kehitysaskeleet osaltaan vapauttavat rakennustarkastajien aikaa lupien käsittelyyn liittyvään työhön.

 Edellä kuvatun lisäksi elinkeino- ja infrastruktuurikeskuksessa on selkeä tiedottamisen ja kuntalaisten neuvonnan tarve. Laadukas ja aktiivinen tiedottaminen ja neuvonta parantavat saapuvien hakemusten laatua ja vähentävät hakemuksiin liittyviä lisäselvitystarpeita. Nykyistä laadukkaampien hakemusten myötä asiantuntijoiden työaika kohdentuu tehokkaammin tehtävän ydinalueeseen. Lisäksi kaupungin verkkosivustolle tulee laatia ja luoda kattava sekä ymmärrettävä tietopaketti rakennus- ja poikkeamislupia hakeville ja pitää se ajan tasalla. Elinkeino- ja infrastruktuurikeskukseen tulee perustaa viestintäsihteerin tehtävä edellä kuvattujen tehtävien ja toimenpiteiden toteuttamiseksi.

 Poikkeamislupien ja suunnittelutarveratkaisujen tilanne on se, että kaupunkisuunnitteluosastolla ei ole henkilöä, jonka varsinaisena tehtävänä olisi mainittujen hakemusten käsittely. Aikaisemmin hakemuksia käsittelivät ja päätöksiä valmistelivat pääasiassa maankäyttöinsinööri ja kiinteistöinsinööri. Maankäyttöinsinöörin virka on lakkautettu, ja kiinteistöinsinöörin virka on muutettu kaupungingeodeetin viraksi. Näiden muutosten jälkeen poikkeamislupien ja suunnittelutarveratkaisujen tekemiseen on ollut haastavaa löytää resurssia jo omien ydintehtäviensä puitteissa ylikuormitetuilta viranhaltijoilta. Ainoa ratkaisu saada poikkeamislupien ja suunnittelutarveratkaisujen käsittely kestävälle pohjalle on perustaa maankäyttöinsinöörin virka. Viran perustaminen nopeuttaa myös kaupungin tonttien vuokraukseen ja myyntiin liittyviä odotusaikoja.

 Maankäyttöinsinöörin viran ja viestintäsihteerin tehtävän perustaminen mahdollistavat myös tällä hetkellä lähes olemattoman asuintonttimarkkinoinnin ja -myynnin kehittämisen. Viestintäsihteerin tehtävä auttaa lisäksi tilapalvelun asiantuntijoiden ajankäyttöä. Tällä hetkellä elinkeino- ja infrastruktuurikeskuksessa kuluu tarpeettoman paljon asiantuntijoiden työaikaa erilaisten juoksevien asioiden ja rutiiniasioiden hoitamiseen. Edellä kuvatuilla muutoksilla asiantuntijoiden työaika pystytään kohdentamaan nykyistä tehokkaammin tehtävien ydinalueeseen.

 Viestintäsihteeri kehittäisi myös koko keskuksen tiedottamista ja parantaisi asukkaiden tietoisuutta esimerkiksi meneillään olevista infrastruktuuriprojekteista, niiden mahdollisesti aiheuttamista haitoista ja uusista projekteista. Laadukkaalla ja aktiivisella tiedottamisella vähennetään tulevien yhteydenottojen määrää ja niihin vastaamiseen kuluvaa viranhaltijoiden työaikaa. Laadukas ja aktiivinen tiedottaminen nostaa lisäksi elinkeino- ja infrastruktuurikeskuksen sekä koko kaupungin julkista profiilia.

 Maankäyttöinsinöörin tehtäväkohtainen palkka on 3 650 euroa kuukaudessa, ja viestintäsihteerin tehtäväkohtainen palkka on 2 550 euroa kuukaudessa.

Esittelijä Kaupunginjohtaja Jan D. Oker-Blom

Ehdotus Kaupunginhallitus päättää perustaa maankäyttöinsinöörin viran ja viestintäsihteerin tehtävän sekä päättää alkaa rekrytoida molempia välittömästi.

Päätös Elinkeino- ja infrastruktuurikeskuksen johtaja Sari Paljakka esitteli asiaa kaupunginhallitukselle ja osallistui asian käsittelyyn.

Päätös ehdotuksen mukainen.