Grundtrygghetsnämnden
Protokoll 11.08.2022/Paragraf 69

GN 11.08.2022 § 69  

1102/05.00.00/2022  

Beredning Servicechefen för tjänster för vuxna Päivi Sippula, tfn 040 188 36 54

Upphandlingsförfarande och upphandlingsannons

Borgå stad inrättade i samarbete med kommunerna Askola och Sibbo samt Lovisa stad ett dynamiskt upphandlingssystem för persontransporttjänster inom social- och hälsovården (nedan upphandlingssystemet) genom en upphandlingsannons och en begäran om deltagande som publicerades i annonskanalerna Tarjouspalvelu.fi och www.hankintailmoitukset.fi 29.6.2021 (nr 2021-077972) samt i TED 2.7.2021 (nr 2021/S 126-334732).

Borgå stad ansvarar för upprätthållandet av upphandlingssystemet för alla beställare som deltar i upphandlingssamarbetet. Borgå stad publicerar en begäran om deltagande i det skede då systemet inrättas och genomför interna anbudsförfaranden inom upphandlingssystemet. Borgå stad fattar beslut och upphandlingsbeslut i anslutning till upphandlingsförfarandet för alla beställares räkning och sänder besluten till parterna för kännedom. Varje beställarkommun ingår ett eget upphandlingskontrakt och ansvarar ensam för fullgörandet av avtalsförpliktelserna för sin egen del.

Syftet med det valda upphandlingsförfarandet är att trygga tillhandahållandet av tjänster för en kundgrupp i utsatt ställning i enlighet med den lagstiftning som gäller tjänsterna. Det är fråga om tjänster som är av betydelse med tanke på tillgodoseendet av klientgruppens grundläggande fri- och rättigheter. Syftet med upphandlingssystemet är att trygga tjänsternas kontinuitet, tillgänglighet och täckning samt att beakta serviceanvändarnas särskilda behov. Avsikten är också att främja en fungerande konkurrens så att tillgången till yrkeskunnig service och materiel enligt kundgruppens särskilda behov tryggas på kort och lång sikt i tätorts- och glesbygdsområden.

Upphandlingssystemet är under hela sin giltighetstid öppet för alla tjänsteproducenter som uppfyller lämplighetskriterierna. Ett flexibelt upphandlingssystem uppnås genom konkurrensutsättningar inom systemet under systemets giltighetstid. Då har nya tjänsteproducenter möjlighet att lämna anbud i systemets olika kategorier och beställaren kan göra ändringar i villkoren i systemet.

Upphandlingssystemet är i kraft i fyra (4) år från det att det inrättades, under vilken tid de interna anbudsförfarandena inom upphandlingssystemet genomförs. Ett kontrakt som ingåtts på basis av ett internt anbudsförfarande inom systemet kan vara i kraft högst två (2) år efter det att upphandlingssystemet har upphört att gälla.

Det är fråga om upphandling av persontransporttjänster som upphandling av social- och hälsovårdstjänster enligt bilaga E till upphandlingslagen. På upphandlingen tillämpas bestämmelserna i kapitel 12 och de allmänna principerna för upphandling enligt 3 § i upphandlingslagen. Upphandlingen genomförs genom ett dynamiskt upphandlingssystem för social- och hälsovårdstjänster (nedan upphandlingssystemet), vilket innebär det förfarande som beställaren planerar och som överensstämmer med principerna i upphandlingslagen för anskaffning av de tjänster som är föremål för upphandlingen.

Upphandlingssystemets verksamhetsprinciper beskrivs närmare i Dynaamisen hankintajärjestelmän periaatteet, som är bilaga till begäran om deltagande.

Föremålet för upphandlingen och det uppskattade värdet

Det är fråga om intern konkurrensutsättning inom upphandlingssystemet i dess kategorier 1 M1 personbil, 2 M1 personbil, liten tillgänglig bil, 3 M1 personbil, stor tillgänglig bil och 4 M2 buss med rullstolsberedskap.

Föremålet för upphandlingen är individuella transporter och grupptransporter för kunder och patienter i beställarkommunerna som baserar sig på social- och hälsovårdslagstiftningen samt andra behövliga transporter i anslutning till ordnandet av social- och hälsovården i kommunerna. Färdtjänsten omfattar ett fordon som överensstämmer med behovet samt förare. För den övergripande styrningen av transporterna, beställningsförmedlingen och rutten svarar i första hand beställarens färdtjänstcentral.

Det uppskattade totala värdet av upphandlingen som beräknats i enlighet med upphandlingslagen uppgår under avtalsperioden till cirka 17,4 miljoner euro (exklusive mervärdesskatt).

Den upphandlande enheten väljer alla tjänsteproducenter som uppfyller de minimikrav som i anbudsförfrågan ställs på avtalsparter. Tjänsteproducenternas prioritetsordning bestäms enligt resultatet från jämförelsen av anbud. Ett fordon som tillhör en tjänsteproducent som valts för upphandlingen kan utföra transporter för alla de fordonskategorier som fordonet lämpar sig för. Utförandet sker enligt den fordonskategori till vilken tjänsteproducenten har lämnat anbud och godkänts.

Det avtal som ingås gäller för viss tid fram till 31.5.2023 (den egentliga avtalsperioden). Beställaren har rätt till en optionsperiod på ett (1) år och en optionsperiod på två (2) år (optionsperioden). Sammanlagt kan optionsperioden alltså vara 1+2 år. Beställaren meddelar om eventuell användning av optionen senast tre (3) månader före utgången av den egentliga avtalsperioden och/eller det egentliga optionsåret. Beställaren kan också ta i bruk alla optionsår på en gång.

Avtalet och organiseringsansvaret för de tjänster som är föremål för upphandlingen överförs 1.1.2023 till Östra Nylands välfärdsområde.

Anbudsförfrågan och inkomna anbud

Den upphandlande enheten skickade 2.3.2022 en anbudsförfrågan inom upphandlingssystemet till alla anbudssökande i upphandlingssystemets kategorier (1 M1 personbil, 2 M1 personbil, en liten tillgänglig bil, 3 M1 personbil, en stor tillgänglig bil och 4 M2 buss med rullstolsberedskap).

Den upphandlande enheten fick 59 anbud inom tidsfristen för inlämnande av anbud, det vill säga senast 21.3.2022 kl. 10.00. De inkomna anbuden framgår av bilaga 1 Öppningsprotokollet för kategori 1, 2 Öppningsprotokollet för kategori 2, 3 Öppningsprotokollet för kategori 3 och 4 Öppningsprotokollet för kategori 4.

Alla anbudsgivare lämnade in sina anbud inom utsatt tid.

Bedömning av hur väl anbuden överensstämmer med anbudsförfrågan

Enligt 113 § i upphandlingslagen ska en anbudsgivare i sitt anbud visa att den tjänst som erbjuds svarar mot kraven i anbudsförfrågan. Anbud som inte motsvarar anbudsförfrågan eller villkoren för anbudsförfarandet ska uteslutas ur anbudsförfarandet.

Vid granskningen av anbuden konstaterades att de inkomna anbuden var förenliga med kraven i anbudsförfrågan och uppfyllde minimikraven i anbudsförfrågan. De godkänns för en jämförelse av anbuden.

Jämförelse av anbud

Kriteriet för valet av anbud är totalekonomisk förmånlighet enligt följande.

Pris, vikt 60 %

Den som erbjudit den största sänkningsprocenten för prisjämförelsen får 60 poäng i jämförelsen. Andra anbudsgivares sänkningsprocent ställs i relation till den högsta rabattprocenten med formeln anbudsgivarens sänkningsprocent/högsta sänkningsprocent * 60.

Kvalitet, vikt 40 %

För kvalitetsjämförelsen räkna man ihop de poäng som anbudsgivaren fått vid kvalitetsjämförelsen. Summan utgör anbudsgivarens råpoäng. Den som fått flest råpoäng får i anbudsjämförelsen det maximala poängtalet 40 poäng, och kvalitetspoängtalen för de övriga anbuden relateras enligt formeln anbudsgivarens kvalitetsråpoäng/högsta kvalitetsråpoäng * 40.

Kvalitetskriterierna för upphandlingssystemets kategorier 1-2 var

A Hybrid- och elbilar

B Förarutbildningar för taxitrafik för grupper med särskilda behov.

Kvalitetskriteriet för upphandlingssystemets kategorier 3-4 var

A Förarutbildningar för taxitrafik för grupper med särskilda behov.

Pris- och kvalitetsgrunderna och poängsättningen av dem beskrivs närmare i anbudsförfrågningarna.

Den upphandlande enheten väljer för tjänsteproduktion alla tjänsteproducenter som uppfyller de minimikrav som anges i anbudsförfrågan. Anbudsjämförelsen görs separat för varje kategori och del av upphandlingssystemet. Anbudets pris- och kvalitetspoäng, som har beräknats på ovannämnt sätt, räknas ihop och prioritetsordningen mellan anbuden fastställs enligt bästa kvalitet i förhållande till priset.

Slutresultatet av anbudsjämförelsen, de valda tjänsteproducenterna och tjänsteproducenternas prioritetsordning i varje kategori i upphandlingssystemet stämmer överens med bilagorna 5-8 Valitut palveluntuottajat (De valda tjänsteproducenterna).

Upphandlingskontrakt och annons

Upphandlingskontraktet uppstår genom att ett separat skriftligt kontrakt ingås. Vid tjänsteupphandling enligt bilaga E som överstiger EU-tröskelvärdet får kontrakt ingås tidigast 14 dagar efter det att anbudssökanden eller anbudsgivaren har fått eller anses ha fått del av beslutet och besvärsanvisningen.

Bilaga ,

• Avauspöytäkirja luokka 1 (Öppningsprotokoll för kategori 1)
• Avauspöytäkirja luokka 2 (Öppningsprotokoll för kategori 2)
• Avauspöytäkirja luokka 3 (Öppningsprotokoll för kategori 3)
• Avauspöytäkirja luokka 4 (Öppningsprotokoll för kategori 4)
• Valitut palveluntuottajat luokka 1 M1 luokan henkilöauto (Valda serviceproducenter kategori 1 M1 personbil)
• Valitut palveluntuottajat luokka 2 M1 luokan henkilöauto, pieni esteetön auto (Valda serviceproducenter kategori 2 M1 kategori personbil, liten tillgänglig bil)
• Valitut palveluntuottajat luokka 3 M1 luokan henkilöauto, suuri esteetön auto (Valda serviceproducenter kategori 3 M1 personbil, stor tillgänglig bil)
• Valitut palveluntuottajat luokka 4 M2 luokan linja-auto pyörätuolivalmiudella (Valda serviceproducenter kategori 4 M2 buss med rullstolsberedskap)

Föredragning Grundtrygghetsdirektör Carita Schröder 

Förslag Grundtrygghetsnämnden beslutar välja tjänsteproducenter i upphandlingssystemets kategorier 1-4 enligt bilagorna 5-8 Valitut palveluntuottajat (Valda tjänsteproducenter) i prioritetsordning enligt bilagorna.

Paragrafen justeras omedelbart.

Beslut Föredragare Carita Schröder gjorde ett ändringsförslag till bottenförslaget.

Ändringsförslag: Grundtrygghetsnämnden antecknar ärendet för kännedom.

Ledamot Ilkka Relander föreslog att ändringsförslaget i sin helhet lyder: Grundtrygghetsnämnden antecknar ärendet för kännedom eftersom nämnden redan tidigare befullmäktigat Borgå Stad att göra beslut i ärendet.

Grundtrygghetsnämnden godkände enhälligt ändringsförslaget.

Beslut enligt ändringsförslag.